Мемуары о будущем

Дмитрий Беляев

Интеграция информационных потоков между подразделениями вуза на основе КИАИСУ

Опубликовано: 7 августа 2010 года






Основное направление развития информационных систем связано с построением комплексных интегрированных информационных систем на основе ERP- и OLAP-технологий.

Задача построения единой комплексной интегрированной автоматизированной информационной системы управления (КИАИСУ) в вузах перешагнула определенный порог – исторически большинство университетов своими силами вели различные разработки в этой области, и сегодня уже речь идет о создании промышленных версий информационных систем ERP и OLAP-классов, созданных на современных масштабируемых платформах профессиональными командами. Одним из примеров активно развивающейся в настоящее время системы является КИАИСУ Санкт-Петербургским государственным университетом технологии и дизайна.

Если говорить о возможных методических аспектах построения комплексной интегрированной информационной системы управления в вузе, то, по нашему мнению, она может выглядеть следующим образом.

Во-первых, создаваемая интегрированная информационная система на этапе ее разработки должна будет учитывать ряд важных особенностей:

  • единая цель разработки и последующего функционирования всей системы;
  • наличие нескольких, тесно взаимодействующих компонент – подсистем, имеющих свои локальные задачи и цели функционирования;
  • иерархическая структура связей, обеспечивающая единство и устойчивость функционирования всей системы;
  • совокупность критериев качества функционирования отдельных компонент и системы в целом, обеспечивающих достижение главных целей создания и последующего применения системы.

Во-вторых, создаваемая система должна опираться на основополагающие принципы, которые позволят добиться определенных положительных эффектов.

Принципы построения КИАИСУ вуза и предполагаемый эффект от их использования:

  • Формирование единой базы данных для всех задач управления (позволит избежать ненужного дублирования данных).
  • Применение Интернет/Интранет технологий в качестве средства использования информационных ресурсов (позволит использовать стандартные технологические процессы и программное обеспечение для обмена и обработки данных).
  • Определение типового информационного и программного обеспечения (позволит наметить определенный стандартный набор приложений, с которыми придется работать как разработчику системы, так и конечному пользователю).
  • Открытость системы для разработки новых приложений (позволит определить единый интерфейс взаимодействия всех компонент системы).
  • Объединение уже существующих и будущих документов на основе единого электронного документооборота (даст возможность связать все компоненты новой системы и уже работающие подсистемы в единое информационное пространство).
  • Использование современных средств анализа информации, таких как статистические и геоинформационные системы (позволит проводить качественный всесторонний анализ деятельности вуза в целом).

В-третьих, все подсистемы интегрированной информационной системы управления предполагается интегрировать на основе четырех основополагающих принципов:

  • общий интерфейс обмена данными;
  • использование данных в общих таблицах с разграничением прав доступа;
  • использование общих классификаторов;
  • обмен информацией между подсистемами на основе единого электронного документооборота посредством специально сформированных документов (текст документа с подсоединенной информацией о средстве и методах его обработки).

В-четвертых, такая модель хранения и обработки информации позволит определить многоуровневую структуру будущей информационной системы:

  • уровень правил функционирования деловых процессов вуза;
  • уровень корпоративных электронных архивов, баз данных и методов обработки информации;
  • уровень прикладных подсистем, обеспечивающих ввод, обработку и анализ предоставляемой информации.

В-пятых, если рассматривать предполагаемый функциональный состав КИАИСУ в вузе, то по нашему мнению, структура ее может выглядеть следующим образом (согласно выявленным типовым бизнес-процессам вуза):

1. Подсистема “Организационное управление”

  • Стратегическое управление
  • Информационное обеспечение принятия решений
  • Бюджетное планирование
  • Исполнение бюджета
  • Аналитический бухгалтерский учет и контроль
  • Управленческий учет
  • Управление поступлением денежных средств
  • Отраслевая отчетность

2. Подсистема “Организационно-административное обеспечение”

  • Управление наличными и временно свободным средствами
  • Управление основными средствами и недвижимостью
  • Администрирование командировок

3. Подсистема “Управление документацией”

  • Определение папок и потока операций
  • Исполнение документооборота
  • Мониторинг документооборота
  • Электронная подпись
  • Поиск информации

4. Подсистема “Управление персоналом”

  • Управление организационно-штатной структурой
  • Набор новых сотрудников
  • Администрирование персонала
  • Управление рабочим временем и отпусками
  • Профессиональный рост и обучение
  • Управление поощрениями и вознаграждениями
  • Расчет заработной платы

5. Подсистема “Материально-техническое обеспечение”

  • Управление процессом закупки
  • Управление договорными взаимоотношениями
  • Управление товарно-материальными запасами
  • Управление оборудованием и вспомогательными средствами
  • Управление платными услугами

6. Подсистема “Синтетический бухгалтерский учет”

7. Подсистема “Управление связями с основными клиентами”

  • Исследование и анализ рынка
  • Маркетинг продукта (услуги) и управление маркетинговыми программами
  • Управление реализацией продукта вуза
  • Обслуживание клиентов и спонсоров
  • Организационное развитие

8. Подсистема “Преподавание и обучение”

  • Разработка учебных программ
  • Планирование учебных мероприятий, занятий и экзаменов
  • Администрирование студентов
  • Управление личными лицевыми счетами студентов
  • Обучение

9. Подсистема “Управление исследованиями и грантами”

  • Планирование, заявление и предварительное присуждение гранта
  • Управление научными исследованиями
  • Взаимодействие со спонсорами и фондами
  • Отчет перед спонсором и завершение проекта

10. Подсистема “Академические и студенческие службы”

  • Академическое консультирование и служба трудоустройства
  • Материальная помощь
  • Проживание в общежитии
  • Обслуживание комнат и оборудования в общежитиях
  • Услуги библиотеки и средств массовой информации
  • Услуги студенческого городка
  • Услуги центра художественного творчества и других подобных центров
  • Услуги учебно-спортивных комплексов
  • Связь с профсоюзным комитетом студентов

Мы привели возможную структуру всей комплексной интегрированной системы управления вузом, которой, по оценке Минобрнауки РФ (прим. – по состоянию на 2003 г.) в России не обладает ни один вуз, и практических решений в области построения и внедрения которой в полном объеме на сегодняшний момент на рынке информационных технологий нет.

В России существует ряд компаний (к примеру, московская компания RedLab), которые ведут разработки в области построения подобного универсального прикладного решения и достигли неплохих результатов, однако, эти разработки пока не охватывают весь спектр управленческих и экономических процессов в вузе, приведенный выше, нет точных и проверенных временем методов оценки их эффективности, а также очень дорого стоят, поскольку базируются на мощных промышленных ERP- и OLAP-системах (SAR R/3, Oracle) – большинство вузов позволить их себе не могут.

С другой стороны, вузам вполне по силам и средствам внедрять интеграционные модели на отдельных участках экономических процессов, где это прежде всего требуется, и где для этого уже есть концептуальные, технологические и технические заделы.

К тому же, в рамках вуза нельзя рассматривать ни один управленческий процесс без интеграции его в общее информационное поле учебного заведения.

Рассмотрим, как интеграция информационных потоков в единое информационное поле и комплексный концептуальный подход к автоматизации экономических процессов смогут повысить эффективность использования информационных систем в вузе.

В качестве примера, иллюстрирующего необходимость и эффективность использования именно интегрированных информационных систем, рассмотрим деятельность планово-финансовой, кадровой служб, расчетной части бухгалтерии вуза.

В планово-финансовом отделе происходит планирование, анализ и контроль штатного расписания предприятия. В отделе кадров готовятся приказы по личному составу, например, о приеме на работу с назначением определенного оклада. Расчетная часть бухгалтерии начисляет заработную плату на основании приказов, подготовленных отделом кадров.

Движение информационных потоков между этими подразделениями показано на рисунке:

Как видно на рисунке, движение информационных потоков представляет собой замкнутый цикл, и, следовательно, можно говорить о существовании единого информационного поля, охватывающего информационные инфраструктуры этих отделов.

В случае отсутствия в этих подразделениях автоматизированных информационных систем, бумажный документооборот (а это – материальные затраты, затраты на оплату сотрудников этих отделов, а также затраты времени на выполнение отделами своих функций) достигают значительных размеров. Это объясняется в первую очередь большим количеством изменений в законодательстве в рассматриваемой предметной области, таких как обязательность ведения дополнительно к бухгалтерскому учету налогового учета по объектам аналитического учета – сотрудникам, обязательность предоставления достаточно объемных сведений по персонифицированному учету в Пенсионный Фонд и др.

Конечно, руководство большинства вузов старается оснастить перечисленные выше отделы информационными системами.

Однако в подавляющем числе случаев руководителями вузов при этом не учитывается важность необходимости приобретения (разработки, доработки) именно интегрированных информационных систем. Как правило, для расчетной части бухгалтерии приобретается отдельная программа по расчету заработной платы, планово-финансовый отдел для анализа и планирования штатного расписания использует редактор электронных таблиц Microsoft Excel, а отдел кадров довольствуется каким-либо текстовым редактором для набора и печати приказов по личному составу.

Как результат, отсутствие интеграции информационных потоков резко снижает не только эффективность автоматизации бизнес-процессов вуза в целом, но и оперативность принятия управленческих решений. Причинами для этого могут являться:

  • большая вероятность появления различных механических ошибок на разных этапах перемещения информации, так как в случае отсутствия единой (интегрированной) информационной системы все-таки остаются промежуточные бумажные документы, которые готовятся сотрудниками отделов – (т.н. “человеческий фактор”);
  • отсутствие возможности оперативного получения руководством в достаточной мере достоверных комплексных сведений по состоянию всех объектов и субъектов, рассматриваемых и учитываемых в отделах, перечисленных выше;
  • дублирование отдельных функций административными службами предприятия.

Необходимость разработки и использования именно интегрированных систем подтверждается и практическим опытом ряда высших учебных заведений, в частности, Петрозаводского государственного университета, Оренбургского государственного университета. Интересен опыт Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета “ЛЭТИ” в области построения КИАИСУ на платформе R/3 своими силами.

Если же рассматривать практический аспект разработки соответствующего программного обеспечения, то, по мнению специалистов Восточно-Сибирского государственного технологического университета, весь процесс разработки ПО для КИАИСУ включает несколько этапов:

  • Анализ бизнес-процессов.
  • Формирование методики проектирования приложения.
  • Выбор программной платформы.
  • Взаимодействие с системой электронного документооборота.
  • Выбор технологии разработки программного обеспечения.
  • Компонентный подход.
  • Генерация программных модулей.
  • Отладка приложений.

Отдельно отметим также возможность использования геоинформационных технологий и систем (ГИС), которые в настоящее время активно применяются некоторыми вузами при построении комплексных интегрированных систем. Анализ опыта применения ГИС-технологий, к примеру, в Алтайском государственном техническом университете показывает перспективность их приложения в задачах управления университетом с разветвленной территориальной структурой и большим ареалом влияния.

(С) 2003-2004, Д.А. Беляев

Частичное или полное использование материала возможно только с разрешения автора

Картинка взята отсюда.

0


1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (2 голосов, средний: 4.50 из 5)
Loading ... Loading ...
Google Bookmarks Digg Reddit del.icio.us Ma.gnolia Technorati Slashdot Yahoo My Web News2.ru БобрДобр.ru RUmarkz Ваау! Memori.ru rucity.com МоёМесто.ru Mister Wong





Записи с теми же метками:

Комментарии:


  1. Комментатор: Михалыч

    Не совсем понял, вы хотите самостоятельно разработать подобную систему в СГУ? Или использовать готовую?

    имхо, все технологические возможности есть у 1С. Стоит лишь расширить предметную область и настроить необходимые бизнес-процессы.


  2. Комментатор: Дмитрий Беляев

    Не совсем понял, вы хотите самостоятельно разработать подобную систему в СГУ? Или использовать готовую?

    Вы, наверно, не обратили внимание на годы, к которым относится публикация :wink: .

    На самом деле эта статья написана достаточно давно (2003 год) и является больше научной, нежели прикладной и готовой к практической реализации. В статье я постарался в своё время составить картину “идеальной” (если можно так выразиться) комплексной информационной системы управления вузом.

    Если говорить о сегодняшнем дне, то я склоняюсь к тому, чтобы использовать готовые модули, соответствующим образом интегрировав информационные потоки между собой.

    Мы сейчас рассматриваем несколько вариантов готовых информационных систем управления вузом. Есть, правда, несколько проблем при этом. Самый большой барьер при выборе системы – далеко не во всех предлагаемых решениях существует необходимый нам функционал автоматизации финансово-хозяйственной деятельности вуза в увязке с учетом кадров и обучающихся (студентов). Да, почти у всех есть соответствующие модули. Но по уровню управленческой аналитики они нас не устраивают. Её недостаточно.

    все технологические возможности есть у 1С.

    Согласен. Как инструментальная среда разработки бизнес-приложений система 1С:Предприятие содержит весь необходимый функционал. Но эффективных и относительно недорогих готовых универсальных решений для вузов на ее базе пока нет.

    Всё, что делается вузами на базе 1С – это штучный продукт, слабо применимый к особенностям аналитики другого вуза. Мы в свое время в СыктГУ на базе 1С (в ещё “досовских” версиях) много чего делали. У нас богатый опыт в этом направлении…

    Стоит лишь расширить предметную область и настроить необходимые бизнес-процессы.

    Боюсь, что “настройкой бизнес-процессов” не обойдется. Надо будет создавать много дополнительных объектов и достаточно много кодить.

Оставить комментарий

:wink: :-| :-x :twisted: :) 8-O :( :roll: :-P :oops: :-o :mrgreen: :lol: :idea: :-D :evil: :cry: 8) :arrow: :-? :?: :!:

ВНИМАНИЕ! Все комментарии, содержащие явные оскорбления (в адрес автора статьи или собеседника-комментатора), спам и очевидную рекламу сторонних ресурсов, будут удалены. Также не рекомендуется злоупотреблять матом (такие сообщения будут отмодерированы или удалены).


Другие материалы: