Существующие технологии и стандарты (информационные системы управления): история развития и краткий обзор

Эффективное управление современным предприятием представляет собой сложную задачу, учитывая многообразие используемых ресурсов и высокую скорость изменения операционного окружения.

В связи с тем, что автоматизация исполнения должностных обязанностей и отдельных поручений фактически стала в последнее время стандартом де-факто, особую остроту приобретает проблема автоматизации непосредственно управленческих функций.

Первыми программными продуктами, в той или иной степени автоматизирующими управленческий труд на предприятии были так называемые Автоматизированные Рабочие Места (АРМ), которые начали появляться на предприятиях с середины-конца 80-х гг. прошлого столетия. Само по себе появление АРМов было революцией. Потому что такие рутинные операции, как бухгалтерский учет, учет материальных запасов, расчет заработной платы – все операции были доверены компьютерам, которые делали все гораздо быстрее и лучше, чем человек.

Следующая ступень эволюции – интеграция разрозненных АРМов в единые комплексные системы – получила свое развитие уже в начале 90-х гг. XX в. Результаты таких объединений были названы MRP (от Material Requirements Planning – англ.).

MRP – это система позволяющая планировать потребности предприятия в материальных ресурсах и вовремя их удовлетворять.

Существует также стандарт MRP II (от Manufacturing Resource Planning – англ.) – планирование производственных ресурсов.

Часто MRP II считают «продолжением» MRP в силу схожести аббревиатур. Однако, это не так. MRP II – другой стандарт, при применении которого рассматривается планирование не только материальных, но и других производственных ресурсов.

К середине 90-х гг. прошлого столетия на мировой информационной арене все большую популярность стали завоевывать приложения ERP-класса. В основу идеологии ERP (от Enterprise Resource Planning – англ.) заложено более широкое представление о ресурсах предприятия: материальные потоки, денежные средства и труд рабочих (т.е. всё то, что предприятие потребляет и чем оперирует для достижения своей главной цели – получения прибыли).

ERP-приложения – это очень мощные продукты, промышленные версии которых охватывают практически все сферы деятельности современного предприятия. Перечень модулей и функций таких приложений достаточно широкий: здесь и управление персоналом, и финансовый учет, и управленческие процессы, и маркетинг, и разные виды производства, и управление цепочками поставок.

Если проанализировать историю использования ERP-систем, то можно выявить следующие особенности ERP-приложений [1]:

1. Внедрение ERP-приложений занимает очень много времени.
2. Одно эксплуатируемое ERP-приложение в большинстве случаев не охватывает полностью все участки предприятия.
3. Имеющихся в ERP-приложениях аналитических средств недостаточно для того, чтобы обрабатывать накапливаемую информацию.

Безусловно, предприятие, внедрившее у себя ERP-систему, имеет конкурентное преимущество перед теми, у кого используются разрозненные и не связанные между собой АРМы (к примеру, большинство бюджетных организаций до сих пор используют такие АРМы). Но независимые исследователи, консультанты и сами пользователи корпоративных систем все чаще стали констатировать, что в результате внедрения ERP-систем топ-менеджмент по-прежнему оказывается вне автоматизации управленческих процессов.

После внедрения информационной системы топ-менеджер предприятия продолжает пользоваться бумажными отчетами, целиком и полностью полагаясь на тех, кто ему эти отчеты подготовил, не имея никакой возможности самостоятельно работать с данными в рамках корпоративной информационной системы. То есть информационная система, также как и ее «бумажная» предшественница, по-прежнему остается системой «в себе», учетной программой с явными признаками «лоскутной» автоматизации, удовлетворяющей только рядовых сотрудников и начальников отделов, но не управленцев высшего звена.

Практически параллельно с развитием ERP, развивались приложения, предназначенные для анализа и обработки информации в реальном режиме времени (OLAP-системы) [1].

Оперативная аналитическая обработка (данных), технология OLAP (On-Line Analytical Processing) – класс приложений и технологий, предназначенных для сбора, хранения и анализа многомерных данных в целях поддержки принятия управленческих решений. Технология OLAP позволяет аналитикам, менеджерам и управляющим сформировать свое собственное видение данных, используя быстрый, единообразный, оперативный доступ к разнообразным формам представления информации.

Такие системы обладают гибкостью представления и обработки данных. Интуитивно пользователи-аналитики потянулись именно к тем приложениям, структура которых наиболее полно соответствует представлению человека о природе информации.

Приведем один из классических примеров. Пытаясь представить распределение фонда оплаты труда предприятия по месяцам в разрезе подразделений (администрация, гараж, цех №1, Цех № 2 и т.д.), мы воображаем себе простую двумерную таблицу. Та же информация, но в разрезе категорий персонала (административно-управленческий персонал, младший обслуживающий персонал, рабочие и т.д.) – опять двумерная таблица. Но если только попытаться увидеть и подразделения предприятия, и категории персонала, то сразу возникает необходимость «сложить» эти две таблицы. Так как мы заранее знаем, что нас заинтересуют и категории по каждому подразделению, и каждое подразделение в разрезе категорий, то возникает настоящая трехмерная модель данных, каждое из измерений которой становится равноправным в своем существовании.

Трехмерная модель наиболее наглядно представляется в виде куба. Но перегрузка человеческого восприятия наступает в момент, когда предпринимается попытка к трехмерному кубу «приделать» еще одно измерение – какой-либо дополнительный атрибут – например, в статистике распределения фонда оплаты труда: (штатный сотрудник или совместитель, пол и возраст и т.д.)

Любая OLAP-система состоит из многомерных OLAP-кубов. Решающим преимуществом OLAP-систем становится предоставление пользователю возможности самостоятельной интерактивной работы с отчетами. Т.е. пользователь сам для себя подбирает комбинацию ресурсов и измерений, мгновенно получая результат сначала на экране компьютера, а затем и в печатном виде.

С момента внедрения в организации подобного инструмента происходит стремительное снижение потребностей пользователей в услугах служб автоматизации. Ведь уже не нужно никому заказывать необходимый отчет и затем долго его отлаживать и согласовывать. Можно попытаться сделать этот отчет самому. И в этом случае проявляется еще одно колоссальное преимущество OLAP-систем по сравнению с ERP.

Независимость от внутренней службы автоматизации (взаимоотношения с которой, как правило, являются постоянной проблемой пользователей информационных систем на любом предприятии) гораздо быстрее удовлетворяет руководство компании аналитическими возможностями информационной системы. Менеджмент предприятия получает возможность получения корпоративной информации непосредственно из системы, становясь менее зависимым от тех, кто раньше ему эту информацию готовил. Как результат, персонал экономических и других административных служб оказывается непосредственно вовлеченным в развитие информационных технологий своего предприятия. При этом участие руководства в процессе построения информационной системы является решающим фактором успеха любого проекта автоматизации.
Многие пользователи персональных компьютеров, старающиеся максимально использовать все богатство возможностей программы MS Excel, используют в качестве OLAP-“кубов” так называемые перекрестные таблицы (cross-tabs).

Еще одним из примеров «бумажного куба» можно назвать знаменитую «шахматку» – таблицу, в которой строками и столбцами являются бухгалтерские счета. С помощью «шахматки» можно анализировать обороты по каждому счету (взятому из строки таблицы) в корреспонденции с другими счетами (взятыми из столбцов). Весьма трудоемкая в составлении «шахматка» являла собой очень удобный аналитический инструмент. Примечательно, что появление бухгалтерских программ не облегчило процесс генерации «шахматок». Внешняя простота такого отчета оборачивалась колоссальной трудоемкостью программирования при условии, что количество строк и колонок отчета оказывалось не лимитированным. Поскольку аналитики постоянно требовали чего-то подобного, разработчики постепенно пришли к выводу, что данные, предназначенные для анализа, изначально должны храниться не в табличном (называемом так же «реляционном»), а в многомерном виде. Отметим, что такой подход к построению базы данных становился очень требовательным к мощности компьютеров.

Со временем OLAP-системы стали реальной угрозой рынку ERP. Заказчик зачастую предпочитал покупать аналитические приложения в качестве интеграционного инструмента для своей «лоскутной» AРM-автоматизации. Почувствовав опасную тенденцию, большинство производителей ERP-систем на сегодняшний день либо разработали собственные, интегрированные с ERP-системами, OLAP-приложения, либо тесно интегрировались с зарекомендовавшими себя производителями OLAP-систем. Необходимо отметить, что попытки первых самостоятельно «изобретать велосипед» не привели к ожидаемому успеху. Любой наскоро разработанный OLAP все равно уступал по функциональным возможностям промышленным системам анализа и слабо справлялся с теми многоаспектными данными, которые способны генерировать высококлассные ERP-системы.

Поэтому ответ на вопрос «Из каких компонент должна состоять полноценная Информационная Система Управления Предприятием?» достаточно очевиден: интеграция ERP и OLAP систем.

Однако если учесть, что планирование, учет и контроль в некоторых задачах пересекаются настолько тесно, что становится трудно отделить одно от другого, то полноценная автоматизация таких задач с помощью только средств учета или только средств анализа невозможна.

Возьмем в качестве примера функцию финансового планирования – типовой бизнес-процесс. Для реализации этой задачи (процесса) необходимы, как минимум, следующие данные по кредиторской задолженности:

• счета к оплате;
• задолженность в разрезе поставщиков;
• действующие контракты на поставку;
• действующие заказы на поставку;
• платежи (текущие и плановые);
• бюджетные статьи.

То же самое требуется со стороны дебиторов. Все эти таблицы обязательно содержат в себе условия оплаты, из которых необходимо построить график ожидаемых выплат и поступающих платежей.

Задача заключается в следующем: необходимо из всех этих таблиц построить график движения денежных средств на квартал, а то и на месяц вперед с разбивкой по неделям или даже по дням. Можно усложнить задачу – попытаться учесть сделки, находящиеся на стадии переговоров или оценить последствия изменения условий одного из существующих контрактов.

При решении этой задачи необходимо использовать некий интерактивный куб-отчет. Происходит ввод данных не в ERP-систему, а прямо в «куб-отчет-форму». Это даст возможность эмулировать то или иное развитие событий и поведение финансовых показателей по состоянию на определенную дату прогнозируемого периода.

Многие финансовые аналитики для решения таких задач используют программный продукт MS Excel.

Однако эта популярная программа все-таки предусмотрена не для коллективной работы, а для одного пользователя, который должен быть достаточно подготовлен в вопросах связи MS Excel с внешними приложениями. В нашем же случае речь идет о тесном и согласованным взаимодействии целой группы сотрудников финансовых служб, каждый из которых имеет свои собственные полномочия по работе с графиком платежей. Можно добавить сюда еще и менеджеров – финансовых контролеров и членов бюджетного отдела, контролирующих работу своих подчиненных, а также бухгалтеров, сверяющих строгие отчетные данные с отдельными фактами хозяйственной деятельности.

Получается, что для автоматизации функций, аналогичных финансовому планированию, необходимо уметь использовать такое программное обеспечение, которое обладает эргономичностью и удобством популярных электронных таблиц MS Excel, широкими учетными возможностями ERP-систем и аналитическим инструментарием OLAP-комплексов.

Кроме финансового планирования, существует еще множество функций, охватывающих более чем одну фазу управления. Бюджетирование, как процесс постановки, детализации и согласования бизнес-целей предприятия, так же нуждается в механизме, объединяющем усилия большого количества пользователей в рамках единого информационного пространства. Ведь в ходе составления бюджета фазы планирования (централизованная публикация бюджетных планов), учета (ввод детальной информации по бюджетам на местах) и контроля (анализ фактического исполнения регламента составления бюджета) неминуемо пересекаются между собой за счет итеративного характера самого процесса бюджетирования.

Многие OLAP-производители, осознав необходимость в приложениях такого рода, начали создавать версии, специализированные для автоматизации управленческих задач бюджетирования, финансового планирования, анализа и контроля.

В этой гонке лидирующие позиции заняли те фирмы, которые разрабатывали и продвигали приложения, полностью специализированные под решение управленческих задач – это германская компания SAP AG , а также отечественные фирмы «Галактика», «1С».

Международная компания IDC, специализирующаяся на независимом мониторинге рынка программного обеспечения, объединила такие приложения в новое семейство – BPM (от Business Performance Management – англ.; управление эффективностью бизнеса).

BPM-системы позволяют связывать воедино такие понятия как миссия компании, стратегия развития, цели, долгосрочные планы, среднесрочные перспективы и конкретные бюджеты на ближайший период.

В рамках подобной среды сотрудничества топ-менеджеры могут публиковать черновую версию бюджетов для линейных менеджеров (начальников отделов). Последние начинают дополнять эти цифры своим представлением: могут ли они выполнить эти цели, какие ресурсы им для этого нужны. Система позволяет им видеть и использовать в своей работе отчетность смежных подразделений: на основе планов поставок сырья, оценивать свои возможности по объемам производства и т.п. Далее откорректированные и дополненные на нижнем уровне цифры агрегируются вновь до общекорпоративного уровня. Весь этот процесс «двунаправленного» бюджетирования итеративно повторяется до тех пор, пока не будет составлен наиболее «реальный» бюджет.

Благодаря единой среде сотрудничества, каждый работник начинает более четко осознавать свою роль в процессе управления организацией. Достоверность бюджета повышается за счет вовлечения рядовых исполнителей в процесс его составления.

Разумеется, построение такой системы не возможно без мощного механизма консолидации финансовых и количественных данных, позволяющего любому подразделению использовать собственную валюту и вместе с тем агрегированный баланс конвертировать в корпоративную валюту. Кроме того, реальный механизм консолидации подразумевает наличие функции «исключения» внутрикорпоративных оборотов. Консолидация в огромной разветвленной структуре – очень трудно контролируемый процесс. Зачастую, данные агрегированного баланса нуждаются в обратном анализе. Когда возникает необходимость проследить весь процесс «рождения» конкретной цифры, помогает аудиторский протокол.

Какие еще возможности предоставляют своим пользователям BPM-приложения?

Квалифицированный финансовый менеджер, как правило, не начнет новый бюджетный период, не составив, помимо основного, альтернативные бюджеты. В кризисный момент требуется без промедления перевести организацию на «аварийный бюджет». При этом времени на пересмотр, согласование и опубликование всех статей бюджета в разрезе всех центров затрат не будет. Специализированные компьютерные системы класса BPM позволяют вести несколько версий бюджета или финансового плана организации и, при необходимости, оперативно переключать все структурные подразделения на новую версию.

BPM-приложения повернулись лицом к руководству компаний. Топ-менеджеры, работающие с BPM, теперь могли самостоятельно настраивать систему под свои нужды, не обращаясь к специалистам отдела автоматизации.

Аналитическая функциональность BPM-приложений обеспечивает оперативную возможность составления отчетности: любой элемент существующих измерений можно с помощью мыши положить в аналитическое окно и прямо на экране создать свой «куб» данных. Так называемые контрольные агенты BPM вовремя обнаруживают отклонения фактических показателей от их плановых величин и оповещают об этом. Любой руководитель может сразу увидеть все болевые точки предприятия, сфокусировать свое внимание на тех местах, где возникли отклонения. А если менеджер уже сработался с системой, то она ему сможет предложить даже некоторые возможные варианты решения возникших проблем.

Резюмируя вышесказанное, сообщим, что (с высокой степенью условности) могут быть выделены следующие классы приложений:

1. АРМ – автоматизированные рабочие места. Могут представлять собой относительно комплексную систему, состоящую или из отдельных «доморощенных» подсистем, или из какого-то стержневого приложения низшего по отношению к ERP класса, или даже из электронных таблиц MS Excel. Для малых предприятий, где все управление финансами осуществляется несколькими специалистами, один из которых главный бухгалтер, зачастую вполне достаточно скомбинировать приложение класса «1С» с электронными таблицами MS Excel для покрытия практически всех управленческих задач. Процессы бюджетирования (или бюджетного планирования) на таких предприятиях обычно производятся генеральным директором в электронных таблицах.
2. ERP – информационная система управления ресурсами предприятия. В системах такого класса ведется операционный (управленческий) и бухгалтерский учет, осуществляются функции производственного планирования и планирования поставок. Среди наиболее известных западных систем подобного класса представленных в России можно назвать Axapta, Baan, J.D. Edwards, SAP R/3.
3. BPM – информационная система, предназначенная для автоматизации процессов управленческого планирования и контроля – тех самых «стыковых» задач. Ориентированное на решение задач финансового управления, такое приложение является, по сути, OLAP-системой с характеристиками ERP (возможность многопользовательского ввода информации, поддержка исполнения бизнес-процессов, потоков работ и регламентов). Наиболее известные западные системы подобного, представленные у нас, это Comshare MPC, e.Planning, Hyperion Pillar [39], Oracle Financial Analyzer.
4. OLAP – средство аналитической обработки данных в реальном режиме времени. В отличие от BPM, OLAP-приложения не настроены ни на какие конкретные задачи, хотя некоторые формы встроенной бизнес-логики (готовые аналитические отчеты, перечень бизнес-объектов и т.п.) в этих приложениях иногда присутствует. Для того чтобы охарактеризовать данный класс систем, а не в целях обзора рынка, можно так же привести несколько названий: BusinessObjects, Essbase, Oracle Express, SAS и многие другие.

После краткого обзора отметим, что главное в интеграционном процессе – трезвая оценка текущего размера предприятия и четко взвешенный баланс выбираемых для его автоматизации приложений.

Немаловажно также, чтобы каждое в отдельности приложение имело большой запас расширения и возможность модификации без ущерба информационным данным.

Если говорить о развитии современных информационных технологий, то необходимо отметить, что в конце XX – начале XXI века появились и достаточно активно развиваются информационные системы класса ERP II.

В эволюции ERP II главным двигателей является сотрудничество предприятий в области реализации общих интересов и потребность в учете специфики вертикальной интеграции в отрасли. Поэтому ERP II должно в будущем обеспечить глубокую компетентность в предметной области и взаимодействие бизнес-процессов между предприятиями.

В продолжение темы рассмотрим ситуацию, когда предприятие только планирует построение корпоративной системы управления, следуя логике последовательности фаз управления. В этом случае можно рекомендовать начать с автоматизации функций бюджетирования и финансового планирования. Используя для этого BPM-приложение, фактические данные можно будет вводить вручную либо импортировать из существующих электронных таблиц. Помимо чисто прикладных функций, BPM обладает еще и интегрирующим свойством, позволяющим объединять в единую информационную среду все имеющиеся на предприятии АРМы и элементы «лоскутной» автоматизации.

Такой проект, с одной стороны, приучает сотрудников к коллективной работе и приносит реальный управленческий эффект; с другой – не является пока еще полномасштабной автоматизацией ежедневных операций со всеми вытекающими отсюда последствиями (большие сроки внедрения, болезненный реинжиниринг бизнес-процессов , смена корпоративных стандартов, не полный охват и т.п.).

Поработав в такой системе, предприятие становится более подготовленным к продолжению строительства корпоративной системы управления путем внедрения MRP, ERP и OLAP приложений.

Конечно, построение корпоративной системы управления – процесс индивидуальный для каждого конкретного предприятия. И в этой сложной процедуре самой неправильной тактикой может стать чрезмерная осторожность, многолетний подбор программ и нежелание или боязнь принимать решение о начале работ.

В любом случае порядок внедрения программных приложений должен соответствовать последовательности фаз управления. В первую очередь необходимо охватить процессы планирования, затем синтетического, аналитического и оперативного учета и только потом перейти к процессу построения Корпоративной (комплексной) Системы Управления функций управленческого учета и анализа.

В заключение данной статьи сообщим еще об одном современном стандарте.

Стандарты MRP, MRP II, ERP ориентируются на внутреннюю организацию предприятия, а не на клиента (потребителя). Традиционный недостаток ERP – оторванность от потребностей потребителя. Указанного недостатка лишен стандарт CSRP (от Customer Synchronized Resource Planning – англ.; «планирование ресурсов предприятия с ориентацией на потребности потребителя»).

CSRP включает в себя полный цикл от проектирования будущего изделия, с учетом требований заказчика, до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи.

Основная суть концепции CSRP заключается в том, чтобы интегрировать Заказчика (Клиента, Покупателя) в систему управления предприятием. То есть не отдел сбыта, а сам покупатель непосредственно размещает заказ на изготовление продукции – соответственно сам несет определенную ответственность за его правильность, сам может отслеживать сроки поставки и производства.

[1] – Слиньков Д. MRP, ERP… Что дальше? // www.cfin.ru

Картинка взята отсюда.

---