Как должна производиться внутренняя реорганизация вуза?
Представим себе вуз (высшее учебное заведение). Обычный провинциальный маленький вуз.
Допустим, что главный руководитель решил его реорганизовать. Нет, не ликвидировать или как-то преобразовать вуз как таковой. Руководитель вуза просто решил поменять внутреннее мироустройство: ликвидировать одни подразделения и создать другие.
Давайте посмотрим в рамках текущей публикации, как это должно происходить в теории.
Самое важное значение для успешной реализации программы реорганизации вуза и обеспечения на практике её эффективности имеют мобилизация работников, которые будут ее осуществлять, их организация и заинтересованность.
Необходимо учитывать, что реорганизация вуза является процессом не только организационно-техническим, но и социальным, затрагивающим интересы различных групп.
Учёт социальной составляющей процесса очень важен при рассмотрении вопросов реорганизации, поскольку в вузе находится большое количество людей — и студентов, и преподавателей, и сотрудников.
Люди — главная ценность любого вуза, и учёт их мнений и интересов должен являться важнейшим и определяющим при любой реорганизации. Тем более такой масштабной, как ликвидация одних вузовских структур и создание вместо них других.
Результатами работ на данном этапе должны стать: разработка для всей организации своеобразного «мандата на реорганизацию», включающего:
- организационную структуру;
- положение о группе, которая будет непосредственно заниматься перестройкой, и ее состав;
- план намечаемых мер.
Ключевые вопросы, на которые необходимо ответить на данном этапе, сводятся к следующему:
- каковы задачи и ожидаемые результаты деятельности высших руководителей организации по данному проекту? Какова степень их вовлеченности в разработку проекта?
- каковы цели данного проекта в целом? Каким путем следует их достигать без нанесения организации сколько-нибудь заметного ущерба?
- кто должен быть включен в группу по реорганизации? Каким должен быть набор квалификационных и профессиональных знаний, навыков и опыта для членов группы?
- какие необходимые качества членов группы отсутствуют у сотрудников организации? Каким образом их можно восполнить — за счет дополнительной подготовки сотрудников или привлечения специалистов со стороны?
- какие специфические навыки реорганизации должны приобрести члены группы?
- по каким вопросам следует обратиться ко всем работникам организации для получения их поддержки и доверия?
Нередко, и вуз в этом случае не является исключением, процесс реорганизации встречает сопротивление и для достижения успеха необходимо правильно управлять процессами изменений.
Решается вопрос о том, как наиболее конструктивно поддерживать связи с теми или иными группами людей внутри вуза, разрабатываются методика оценки степени заинтересованности участников проекта и методы вмешательства при отсутствии готовности участвовать в реорганизационном процессе.
Составляется план проекта, определяются сроки его исполнения и методы управления.
При принятии решения о реорганизации и после него необходимо поставить и решить задачи по следующим направлениям:
- выявление необходимости реорганизации, в т.ч. и анализ изменений (рыночных, технологических, внешней среды);
- обеспечение согласия в руководящем звене ректорского и деканского уровней;
- обсуждение, дискуссии для выработки единого подхода и поддержки; определение целей реорганизации, понятных всем уровням управления вузом;
- создание системы мотиваций и заинтересованности персонала в изменениях;
- планирование изменений через создание системы управления изменениями посредством проектного управления.
Важным и неотъемлемым этапом процесса реорганизации является выработка общего и полного понимания решаемых проблем.
Цель этого этапа — разработать такое видение проблем, которое способно привести к скорейшему достижению цели. Этот этап позволяет выявить организационные проблемы текущего процесса, информационные потоки.
Планируются мероприятия текущего процесса, задачи и возможности по его улучшению, согласовываются намечаемые изменения. На этом этапе необходимо дать ответы на следующие ключевые вопросы:
- каковы основные и вспомогательные виды деятельности, охватываемые процессом реорганизации? В каком порядке они исполняются?
- как совершается движение ресурсов, информации и операционного потока в ходе процесса?
- почему организационные изменения происходят именно так, как в настоящее время? Какие могут быть намечены изменения в методах выполняемой работы?
- каковы границы взаимодействия с внешними контрагентами, стратегическими союзниками? Как можно пересмотреть эти границы для того, чтобы улучшить весь ход работы?
- каковы основные сильные и слабые стороны отдельных процессов реорганизации?
- как другие вузы того же уровня осуществляют процессы реорганизации и преодолевают связанные с ними трудности?
- какие мероприятия должны быть проведены, учитывая результаты сравнения организационной работы вуза с другими?
- каковы причины отставания вуза в организационной работе? Чему можно научиться у других вузов?
- как можно использовать результаты данного этапа при проектировании намечаемых процессов реорганизации?
- каковы специфические задачи по совершенствованию новых процессов?
- как донести концепцию и стратегию изменений до всех работников?
Последнее представляется крайне важным в процессе реорганизации.
Заключительный этап реорганизации — непосредственно преобразования.
Цель данного этапа — разработка экспериментальной версии и законченного производственного реорганизационного проекта. Некоторые задачи этого этапа могут повторяться. Ключевые вопросы, которые рассматриваются на этом этапе:
- Когда надо начинать контролировать процесс? Как узнать, насколько правильно выбрана стратегия?
- Какие механизмы необходимо разработать для решения неожиданно возникающих проблем?
- Как можно гарантировать, что период перехода пройдет безболезненно?
- Как обеспечить и сохранить непрерывность процесса перемен?
- Какие средства могут быть использованы для перестройки организации в целом?
Задачи данного этапа охватывают завершение составления модели деятельности вуза, окончательную разработку технического проекта.
Дается оценка имеющегося персонала с точки зрения квалификации людей, их знаний и ориентации, степени их заинтересованности в переменах и возможности их использования в новых вузовских структурах. Оценка профессиональной пригодности очень важна, потому что решение о назначении каждого работника должно быть принято исходя из его возможностей, а не должности, которую он будет занимать.
Оценки, полученные по каждому работнику, затем сравниваются с требованиями, предъявляемыми к каждой должности и кадровому уровню. Полученные данные о необходимости переподготовки используются далее для выработки программы обучения и распределения людей по специальным курсам. Ставится также задача проведения инструктажа после того, как все сотрудники приступили к новой работе.
Для обеспечения процесса постоянного совершенствования управления вузом необходимо выполнение следующих требований:
- Перед персоналом, участвующим в реорганизации, необходимо поставить ясные цели, довести до них мероприятия по достижению этих целей и информацию о значении и смысле текущих и прошлых мероприятий.
- Персоналу необходимо предоставить средства для эффективного выполнения необходимых преобразований.
- На персонал следует возложить вполне определенные обязанности и предоставить ему конкретные полномочия, а также установить стимулы для эффективной работы.
Оценка осуществляемых изменений на каждом этапе и после завершения всех мероприятий по реорганизации осуществляется на основе определенной системы количественных и качественных показателей.
В процессе реорганизации в вузе должны быть оценены все возможные риски, которые должны быть просчитаны посредством ответов на следующие основополагающие вопросы:
- насколько вуз будет споcобен после изменений решать уставные задачи качественной подготовки специалистов?
- насколько будет обеспечена связь с работодателями?
- насколько персонал, назначенный управлять новыми созданными подразделениями способен не ухудшить, а улучшить ситуацию в вузе?
- уместно ли ликвидировать те подразделения вуза, которые и без преобразований являются сильными стратегическими активами вуза?
P.S. Это всё — теория. А какова практика и как фактически проводится реорганизация вуза? Например, какими способами и какими методами проводится сейчас «реорганизация» в Сыктывкарском государственном университете? И, главное, к чему она приведёт в среднесрочной (1,5 — 2 года) и относительно долгосрочной (3 — 5 лет) перспективе? На эти и другие вопросы (о том, что же действительно сейчас происходит в университете) я в скором времени постараюсь дать ответы, которые, скажем так, наверно, будут несколько отличаться от официальных.
Лекция основана на информации из открытых источников сети интернет, классических учебников по теории организаций и преобразований (изменений), а также на некоторых теоретико-практических соображениях автора блога, который имеет большой опыт работы в различных сегментах управленческих звеньев высшего учбеного заведения.
Комментарии:
Приоритетным направлением развития сети образовательных учреждений в последние годы являются системная интеграция образовательных учреждений различных уровней образования путем укрупнения образовательных единиц «по горизонтали» или «вертикали» в единые образовательные комплексы: крупные многофункциональные многопрофильные образовательные учреждения, обеспечение интеграции образования и науки, образования и производства, повышение привлекательности инвестиционного климата в профессиональном образовании, оптимизация сети филиалов….Но вот как будет в нашем СыктГУ….покажет время…увидим сами, ощутим на себе… А так хочется надеяться на улучшения….
Светлана, спасибо за отличный и совершенно правильный комментарий! Правда, в заметке я говорил о реорганизации в рамках (внутри) отдельно взятого вуза.
Мне тоже. Но, по всей видимости, если брать ИТ-направление, то надеяться на улучшения бессмысленно:
http://bda-expert.com/2011/04/pochemu-lukavit-prorektor-syktgu/
жду с нетерпением!
А насчет изменений, хочется верить, что они максимально продуманы и просчитаны, а не основаны на требованиях времени! Очень хочется!!! Чтобы потом не пришлось произносить сакраментальную фразу: “Хотели как лучше…”
Когда всё завершим, будут комментарии
.
Заинтриговали. Что имеете ввиду под “требованиями времени”
?
Эта фраза – карма всего, что происходит в Российской Федерации. Даже если не хочешь “как лучше”, всё равно многое получается “как всегда”
.
Оставить комментарий