Что такое «документ в электронном виде»?

Распечатать

Минкомсвязь России разместила на портале для общественных обсуждений проект постановления правительства «О внесении изменения в Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия», уточняющий понятие «документ в электронном виде».

«Под документом в электронном виде в настоящих Правилах понимается структурированная совокупность данных, обрабатываемая с использованием информационных технологий, имеющая в своем составе установленный набор реквизитов, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», говорится в законопроекте.

Действующие правила формулируют это понятие так: «Под документом в электронном виде в настоящих Правилах понимается структурированная совокупность данных, обрабатываемая с использованием информационных технологий, представляющая собой установленный набор реквизитов, включая реквизиты, содержащие регистрационные данные документа и усиленную квалифицированную электронную подпись».

В пояснительной записке отмечено, что законопроект разработан в соответствии с поручением заместителя председателя правительства Российской Федерации Аркадия Дворковича от 4 марта 2016 г. № АД-П10-1234 в целях корректировки понятия «документ в электронном виде».

Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477
«Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

…

II. Термины и определения

4. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:

«документирование» — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«делопроизводство» — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

«документ» — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

«документооборот» — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«реквизит документа» — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

«подлинник документа» — первый или единственный экземпляр документа;

«копия документа» — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«регистрация документа» — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

«номенклатура дел» — систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

«дело» — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

«служба делопроизводства» — структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

«электронная копия документа» — копия документа, созданная в электронной форме;
абзац четырнадцатый утратил силу;

«система электронного документооборота» — автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

«электронный документооборот» — документооборот с применением информационной системы.

…

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти

1. Адресант (автор)
2. Адресат
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Наименование вида документа
5. Дата документа
6. Регистрационный номер документа
7. Дата поступления документа
8. Регистрационный номер входящего документа
9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)
10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)
11. Индекс дела по номенклатуре дел
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)
15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)
16. Отметка о контроле
17. Гриф ограничения доступа
18. Сведения об электронной подписи
19. Проверка электронной подписи
20. Подразделение — ответственный исполнитель документа
21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)

Полностью документ Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (в редакции по состоянию на 24.10.2016) можно скачать здесь (.zip, ~ 30 Кб):

http://bda-expert.ru/doc/2009-06-15-pravila-deloproizvodstva-v-fed-oiv.zip

(Еще никто не голосовал)

 Loading ...