Подходы к автоматизации управленческого учета доходов и расходов

Опубликовано: 10 августа 2010 года

Рубрика: Информационные технологии, Лекции, Творчество, Экономика

В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности предприятия особое внимание следует уделить постановке и ведению управленческого учета, поскольку «клиентами», получателями информации его являются как раз менеджеры разных уровней управления и, в первую очередь, конечно, топ-менеджеры.

Что же такое управленческий учет, и какими должны быть соответствующие программные средства?

Для ответа на первый вопрос имеет смысл привести одно из известных определений управленческого учета, которое гласит, что «Управленческий учет представляет собой систему учета, планирования, контроля, анализа доходов, расходов и результатов хозяйственной деятельности в необходимых аналитических разрезах, оперативного принятия различных управленческих решений в целях оптимизации финансовых результатов деятельности предприятия в краткосрочной и долгосрочной перспективе».

Можно также вспомнить одно из утверждений специалиста в области управленческого учета К. Друри, который сказал, что «…В управленческом учете целью любой классификации затрат является оказание помощи руководителю в принятии правильных, обоснованных решений, поскольку менеджер, принимая решения, должен знать, какие затраты и выгоды они за собой повлекут».

При этом основные отличия управленческого учета от классического финансового учета состоят в следующем.

В финансовой бухгалтерии формируется информация о доходах и расходах организации, о дебиторской и кредиторской задолженности, о финансовых инвестициях, состоянии источников финансирования, взаимоотношениях с государством по уплате налогов и т.д. Потребителями информации финансового учета являются в основном внешние по отношению к предприятию пользователи: налоговые органы, банки, биржи, другие финансовые институты, а также поставщики, покупатели, потенциальные и реальные инвесторы, служащие предприятия. Финансовая отчетность не является коммерческой тайной, открыта к публикации и в определенных случаях должна быть заверена независимым аудитором или аудиторской фирмой.
В системе управленческого учета формируется информация о расходах, доходах и результатах деятельности в необходимых для целей управления аналитических разрезах.
В процессе постановки и внедрения управленческого учета руководство предприятия самостоятельно решает, в каких разрезах классифицировать объекты управления и как осуществлять их учет.
Информация управленческого учета предназначена для руководства и менеджеров предприятия, является коммерческой тайной и носит строго конфиденциальный характер.

Мы привели эти сведения с той целью, чтобы читателю было понятно, какие потенциальные требования должны предъявляться к соответствующим программным средствам.

Ответим кратко ответить и на второй вопрос (о том, какими должны быть соответствующие программные средства).

По нашему мнению, программные продукты автоматизации управленческого учета должны поддерживать (иметь) следующие информационно-технологические особенности:

Наличие возможности создания произвольной структуры данных в контексте имеющихся потребностей предприятия.
Наличие возможности создания произвольных планов видов характеристик (планов счетов и субконто).
Наличие возможности ведения учета в различных количественных и суммовых измерениях.
Наличие возможности динамического отслеживания состояния объектов аналитического управленческого учета.
Наличие возможности создания произвольных интерфейсов, в том числе и не содержащих команд, требующих специального «бухгалтерского» образования.

Также, по нашему мнению, должны быть реализованы следующие функциональные особенности:

ведение аналитического управленческого учета требуемого уровня вложенности и детализации в виде согласованных справочников данных;
наличие плана счетов управленческого учета согласно необходимости макро-разбиения на доходы и расходы, а также микро-разбиения на виды доходов (статьи доходов) и виды расходов (статьи расходов);
ведение количественного и суммового учета объектов аналитического учета одновременно;
возможность получения полных и актуальных данных по движению объектов аналитического учета в количественном и суммовом выражении;
наличие эргономичного интерфейса;
получение необходимых отчетных данных по задачам управленческого учета в требуемом аналитическом разрезе;
обеспечение авторизованного доступа в систему, разграничение прав доступа.

Движение информационных потоков в программных средствах автоматизации управленческого учета представлено на рисунке:

Конечно, почти все программные продукты, ориентированные на автоматизацию финансово-хозяйственной деятельности («1C:Бухгалтерия», «Галактика» и др.) помимо средств автоматизации финансового и налогового учета содержат также инструменты для ведения управленческого учета.

Но все же основную цель управленческого учета – возможность получения достоверной информации о движении всех доходов и расходов в требуемых разрезах и объемах для использования в процессе принятия управленческих решений топ-менеджерами, они в полном объеме не решают.

В этом случае многие, в основном крупные и средние, предприятия идут по пути разработки собственных программных средств с помощью имеющихся языков программирования высокого уровня либо функциональных возможностей специальных предметно-ориентированных сред (таких, к примеру, как «1С:Предприятие»).

Еще раз повторим, что универсального инструмента для постановки и ведения управленческого учета, к сожалению, не существует, и вряд ли оно появится в обозримом будущем.

Это объясняется, в первую очередь, тем, что не существует даже двух абсолютно одинаковых с точки зрения финансового и налогового учета предприятия с одинаковыми структурами аналитической информации для целей управленческого учета.

(С) 2006, Д.А. Беляев

Частичное или полное использование материала возможно только с разрешения автора

См. также: