Мемуары о будущем

Дмитрий Беляев

Об автоматизации экономических и управленческих процессов СыктГУ. Часть 2

Опубликовано: 11 мая 2010 года






(продолжение; начало см. здесь: Часть 1)

Материал подготовлен в 2006 году.

(свободное эссе с элементами публицистики и фрагментами технической информации)

…Конкретным результатом проделанной работы явилось функционирование в бухгалтерии СыктГУ к середине 1999 г. семи автоматизированных информационных систем управления (часть из них авторские, т.е. полностью разработаны силами сотрудников самого СыктГУ):

  1. АСУ “Бухгалтерия” – система автоматизации учета общей (центральной) синтетической бухгалтерии.
  2. АСУ “Материалы” – система по аналитическому учету товарно-материальных ценностей (основные средства, материалы и др.).
  3. АСУ “Зарплата” (штатное расписание) – подсистема АСУ “Зарплата” по расчету заработной платы штатным сотрудникам университета.
  4. АСУ “Зарплата” (почасовая, внештатная) – подсистема АСУ “Зарплата” по расчету почасовой и внештатной заработной платы (по договорам подряда; позднее – по договорам возмездного оказания услуг).
  5. АСУ “Стипендия” (студенты) – подсистема АСУ “Стипендия” по расчету стипендии студентам.
  6. АСУ “Стипендия” (аспиранты) – подсистема АСУ “Стипендия” по расчету стипендии аспирантам.
  7. АСУ “Квартплата” – система по расчету квартирной платы сотрудникам, проживающим в ведомственных общежитиях университета.

Указанные системы обладали многими достоинствами, например, стабильность работы, удобство их использования (понятный рядовому пользователю интерфейс), соответствие действующему законодательству, возможность модернизации и др.

Но вместе с тем они имели и недостатки (как концептуально-технологические, так и программные).

Важно отметить, что эти недостатки были вполне прогнозируемы в начале разработки таких систем в СыктГУ и являлись скорее недостатками второго эволюционного этапа, нежели самих систем. Перечислим некоторые из них:

  • Концептуальный недостаток: отсутствие интеграции информационных систем (и, следовательно, информационных ресурсов) внутри бухгалтерских и экономических служб между собой, а также с информационными ресурсами остальных подразделений вуза.
  • Технологический (программный) недостаток: созданные автоматизированные информационные системы разрабатывались преимущественно для работы в операционной среде MS DOS. Выбор этой операционной системы был обусловлен отсутствием приемлемых альтернатив – не было другой подходящей операционной системы и языкового программного обеспечения. Немаловажную роль в выборе операционной системы и инструментальных программных средств сыграли и аппаратные ресурсы (компьютеры и сетевое оборудование), которые были достаточны для DOS-программ и мощностей которых не хватало для Windows-приложений.

Необходимо отметить важную особенность автоматизации на данном этапе: если часть подразделений и отделов (в основном, как указывалось выше, бухгалтерия) была автоматизирована на достаточно высоком уровне, то многие другие подразделения – на относительно низком уровне или не автоматизированы вовсе.

На этом этапе также отсутствовали единые универсальные для всех подразделений стандарты, технологические платформы, средства разработки, базы данных, аппаратное обеспечение и т.д. Более того, и внутри одного подразделения (бухгалтерии, структурно состоящей из несколько отделов) встречались совершенно разные интерфейсные решения, разные структуры соответствующих баз данных, разные подходы к их проектированию.

Как вывод, сообщим, что на данном этапе имела место быть ситуация регулируемого неравномерного информационного сепаратизма, характеризующегося отсутствием в СыктГУ какой-либо интеграции (методологической, технологической, технической, программной) информационных потоков между разными подразделениями.

Начиная с 2001 г. в университете начали появляться позитивные тенденции в области построения комплексных интегрированных информационных систем управления. Были предприняты первые попытки:

  • разработать единые для всех подразделений и отделов стандарты автоматизации;
  • унифицировать структуры информационных баз данных;
  • “подтянуть” аппаратное обеспечение всех подразделений до одного уровня;
  • обучить слабо владеющий информационными технологиями персонал.

Необходимо отметить, что руководство СыктГУ в настоящее время осознает необходимость выработки единых стандартов автоматизации, подборов соответствующих квалифицированных кадров, но полностью “барьер” осознания необходимости скорейшего перехода от “лоскутной” автоматизации к комплексным интегрированным информационным системам пока еще не преодолен.

В частности, только сейчас процесс построения комплексной интегрированной системы управления в СыктГУ начинает свое бурное развитие. Оно заключается в наличии в университете уже действующих элементов (сегментов) будущей комплексной интегрированной информационной системы, автоматизирующей экономические процессы. В частности, такими сегментами являются:

  1. Программный комплекс “ВУЗ:Стипендия 2002”.
  2. Программный комплекс “ВУЗ:Зарплата 2003”.

Разработка этих комплексов осуществлялась в СыктГУ в 2001-2003 гг. своими силами (без привлечения сторонних специалистов-разработчиков и производителей программного обеспечения) с учетом опыта, накопленного за предыдущие годы.

Автор настоящей статьи является и концептуальным архитектором, и разработчиком-программистом указанных систем.

Можно выделить следующие положительные результаты разработки и внедрения указанных программных комплексов:

  • Уменьшился документооборот между отделом кадров, учебным отделом и расчетным отделом бухгалтерии за счет внедрения интеграционных моделей. Большая часть информации между этими подразделениями СыктГУ в настоящее время передается в электронном закодированном виде автоматически. Как результат, уменьшение количества ошибок, ранее часто возникающих на этапах перемещения “бумажной” информации.
  • Повысились качество, оперативность и своевременность получения любых требуемых выходных форм в нужном аналитическом разрезе. Как результат, процессы принятия решений в предметной области руководителями СыктГУ стали более обоснованными, поскольку при их подготовке они оперируют точными и своевременными данными.
  • Увеличилась прозрачность процесса расчета зарплаты и стипендии. Как результат, усилена функция контроля за процессом расчета заработной платы, что делает минимальным вероятность злоупотреблений со стороны сотрудников бухгалтерии.
  • Появились функции анализа и планирования, которые позволили финансово-аналитическому отделу СыктГУ эффективно планировать, анализировать и контролировать фонды заработной платы и стипендии в различных разрезах за любой период. Как результат – повышение эффективности процесса принятия решений руководством относительно распределения соответствующего фонда, а также четкое определение размеров его экономии в любой момент времени.
  • Обеспечивается возможность полной настройки “с нуля” комплексов конечным пользователем в случае изменения законодательства или появления новых форм оплаты труда, доплат, видов удержаний и т.д. Увеличилась способность пользователя самостоятельно (без участия разработчика) в срок и в полном объеме формировать любые необходимые статистические, аналитические, учетные документы. То есть – слабая чувствительность к внешним изменениям, что в конечном итоге положительно сказывается на работе расчетного отдела и на процессе управления экономическими процессами в СыктГУ в целом.
  • Имеется возможность работы комплексов в сетевом режиме, т.е. работы нескольких пользователей с одной и той же общей совокупностью данных, но с четким распределением обязанностей и закреплением участков ответственности (с ведением электронного протоколирования всех действий). Как результат – повышение функции контроля за качеством конечных результатов работы отдела и отдельных сотрудников (т.к. всегда известно, за какую совокупность данных ответственен и за какие функции отвечает данный сотрудник), а также улучшение функции координации деятельности подчиненных главным бухгалтером.
  • Разработанные комплексы полностью соответствуют законодательству. По сравнению с ранее использующимися системами количество несоответствий и нарушений резко снизилось. К примеру, если раньше (до 01.01.2003 г.) было неверным формирование отдельной налоговой справки по каждому лицевому счету (их могло быть несколько для одного сотрудника), и это было поводом для непринятия таких справок в ФНС, то сейчас происходит формирование единой налоговой справки за календарный год по каждому сотруднику, где учтены все доходы, предоставленные льготы (вычеты) и сведения об удержанном налоге на доходы физических лиц. Как результат – уменьшение возможной базы оснований для исчисления различных штрафов и пеней.
  • Дополнительное улучшение функции координации работы персонала как частное следствие единых интерфейсов, структуры данных, единой информационной базы. В условиях универсальности рабочих мест руководству проще производить перемещения персонала с одного рабочего места на другое.

Важно отметить, что после внедрения программ “ВУЗ:Стипендия 2002” и “ВУЗ:Зарплата 2003” резко повысилась и социальная эффективность.

Внедренные комплексы позволили повысить или оптимизировать следующие аспекты социальной составляющей эффективности.

Во-первых, это полное документирование комплексов и всех составляющих их подсистем. Кроме самих комплексов разработаны две объемные “Инструкции пользователя” при работе с программами, а также встроенная в сами комплексы мощная система помощи. Практически в любом месте каждой системы, на этапе выполнения любой функции, при формировании любых печатных форм пользователь может нажать клавишу F1 и получить исчерпывающую помощь.

Более того, к примеру, комплекс “ВУЗ:Зарплата 2003” предлагает в некоторых запутанных и спорных ситуациях пользователю различные варианты решения той или иной проблемы (нередко прямо в процессе расчета зарплаты, не прерывая его, т.е. в режиме реального времени). Например, в случае предоставления отпуска только что принятому сотруднику (такие ситуации встречаются по вине отдела кадров, который по ошибке отправляет в отпуск не того сотрудника – в СыктГУ много однофамильцев), программа сообщит об этом факте прямо в процессе расчета и предоставит пользователю время для проверки его правильности. И, хотя, в конечном итоге пользователь выбор делает (в контексте данного примера) сам, описанная консультационная помощь (сообщение) ему в любом случае не повредит.
Немаловажным является и прозрачность работы всех систем комплексов на всех этапах их работы. То есть пользователь в любой момент времени знает, что происходит у него на компьютере.

Во-вторых, и это является следствием “интеллектуальности” комплексов, пользователь (бухгалтер) расширяет свои знания и улучшает свою способность анализировать и принимать отдельные решения, что в конечном итоге повышает его квалификацию.

В-третьих, комплексы обладают удобным, понятным, эргономичным интерфейсом, что в конечном итоге положительно влияет на социальную эффективность.

Здесь необходимо также отметить универсальный подход к созданию интерфейсов. Разработанные комплексы имеют в своем составе несколько подсистем, а также могут работать в распределенном режиме (т.е. у каждого пользователя свои функции и область используемых данных в рамках единой информационной базы). Количество сотрудников расчетного отдела (конечно, в случае такой необходимости по другим каким-либо причинам) может достигать десятков, и в этом случае интерфейсы будут у них всех одинаковыми с точностью до расположения управляющих кнопок и меню. Как результат – высокая адаптируемость пользователя к другому рабочему месту (другим обязанностям) в случае его перевода на выполнение других задач в рамках расчетной части бухгалтерии СыктГУ (например, с участка “стипендии” на участок “основная зарплата”) либо в другое подразделение (например, из бухгалтерии в финансово-аналитический отдел).

В-четвертых, улучшилась обратная связь с клиентами расчетного отдела – сотрудниками и студентами СыктГУ. Это одинаково касается как вопроса выдачи наглядных для восприятия расчетных листков и быстрого получения различных справок, так и вопроса перечисления заработной платы на несколько расчетных счетов в разных количествах (например, 10 % – в один банк, 20 % – в другой банк, 70 % – в кассу). В конечном итоге сотрудники обладают более полной информацией о своей заработной плате и могут лучше планировать свои личные бюджеты.

Указанные программные комплексы позволили также достичь следующих основных показателей организационной эффективности:

  • Удалось резко сократить производственный цикл – цикл расчета заработной платы и стипендии без затратной (в денежном выражении) модернизации аппаратного и сетевого обеспечения. Как следствие, у сотрудников расчетного отдела появилось дополнительное рабочее время, которое они могут использовать, к примеру, для более детального изучения нормативных инструкций, что в конечном итоге повышает экономическую отдачу от выполнения своих трудовых обязанностей сотрудниками.
  • Без увеличения работающего персонала удалось уменьшить по времени расчет заработной платы и стипендии в целом. Если при этом учитывать факт постоянного усложнения финансового и управленческого учета в России (об этом упоминалось выше), то экономический эффект представляется значительным.
  • Интеграция информационных потоков между расчетным отделом и другими подразделениями СыктГУ позволила исключить необходимость в содержании дополнительных сотрудников.
  • Удалось повысить качество подготовки отчетных данных в различные внешние органы (Пенсионный Фонд РФ, ФНС МФ РФ и др.). Как следствие – снизить объем штрафных санкций как по вероятности их появления, так и в денежном выражении. Также, за счет интеграции информационных потоков внутри комплекса (в силу замкнутости процесса расчета от ввода начальных данных до получения отчетных форм) отпала необходимость в привлечении дополнительных сотрудников на выполнение работ по подготовке отчетных данных в требуемый законодательством срок.

Сообщим, что данные разработки – “ВУЗ:Стипендия 2002” и “ВУЗ:Зарплата 2003” признаны на федеральном отраслевом уровне, о чем свидетельствуют полученные свидетельства Отраслевого фонда алгоритмов и программ Федерального агентства по образованию.

Отметим, что немногие вузы в России имеют подобные авторские информационные системы управления, полностью соответствующие законодательству и особенностям аналитического учета высших учебных заведений.

Система АСУ “ВУЗ:Стипендия 2002″ функционирует в СыктГУ и в настоящее время (прим. – в т.ч. и по состоянию на 2010 год).

Позже, в 2005 г. автором настоящей статьи также были автоматизированы участки учета основных средств и материальных запасов – было успешно внедрено типовое решение “1C:Бухгалтерия 7.7 для бюджетных учреждений”, которое позволило материальному отделу бухгалтерии СыктГУ более эффективно осуществлять учет и анализ состояния товарно-материальных ценностей.

В заключение хотелось бы отметить, что время не стоит на месте, и, конечно, уже сегодня необходимо думать о дальнейшем развитии программных и аппаратных составляющих отдельных сегментов автоматизированной системы управления СыктГУ.

В условиях почти постоянно меняющегося законодательства, а также общего увеличения количества управленческих задач, решаемых в СыктГУ, крайне важно постоянно помнить о необходимом развитии информационных технологий, в том числе и в отдельно взятых подразделениях – например, в бухгалтерии.

Уверен, у СыктГУ достаточно практического опыта, чтобы самостоятельно разрабатывать новые информационно-технологические решения в области автоматизации экономических процессов.

В университете имеется мощный потенциал в виде сотрудников с бесценным опытом в этом направлении, который должен быть востребован, а также в виде студентов – людей, имеющих время и готовых за минимальную плату осуществлять задачи автоматизации, тем самым, нарабатывая бесценный опыт (примеры уже есть – весной 2006 г. в рамках разработки курсового проекта одним из студентов Факультета информационных систем и технологий разработана программа расчета себестоимости издательско-полиграфической продукции с учетом вузовских особенностей).

В университете есть почти все, чтобы остаться передовым вузом в области автоматизации, а также сохранить информационную независимость.

Осталось только проявить мудрость и не пустить процессы автоматизации управленческих подразделений на самотек (например, предоставив самим подразделениям решать, в каких программах им работать), порождая тем самым уже неуправляемый информационный сепаратизм.

Если подобное допустить, СыктГУ может быстро превратиться в “дойную корову” для различных сторонних фирм, которые всегда готовы “подсадить на крючок” такую крупную организацию как университет и при этом “не гарантировать полное соответствие требуемым задачам, т.к. программное обеспечение поставляется “как есть”.

(С) 2006, Д.А.Беляев

Частичное или полное использование материала возможно только с разрешения автора


См. также:

0


1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (Еще никто не голосовал)
Loading ... Loading ...
Google Bookmarks Digg Reddit del.icio.us Ma.gnolia Technorati Slashdot Yahoo My Web News2.ru БобрДобр.ru RUmarkz Ваау! Memori.ru rucity.com МоёМесто.ru Mister Wong





Записи с теми же метками:

Комментарии:


  1. Комментатор: ;о)

    Дмитрий, давно известно такое понятие как аутсорсинг ;о) и, наверное, не глупые люди его придумали, м? ;о)
    Так вот, практика показывает, что сделать студенты и преподаватели могут, но доделать далеко не всегда получается. И эта доделка совсем не про то, что меняется законодательство, модернизируется комплекс и т.п.
    И разгадка на поверхности — студенты учатся, а преподаватели работают — это не их профиль, они не профессионалы ;о) Поэтому есть фирмы, которые могут выполнить эту работу или “с нуля”, или предложить готовое решение — и это нормально.
    “Дойность” университетской коровы весьма сомнительна, и стремление сэкономить идёт от любви к университетской “халяве” ;о) И давайте теперь посчитаем, сколько денег и нервов пользователей (бухгалтеров, секретарей) можно было сэкономить за десяток лет внедрив “коробочное” решение, м? ;о)
    Не всё так просто в этом мире, ой не просто, и свой хлеб фирмы, имхо, не зря кушают — не на золотом блюдечке его приносят ;о)

    К слову, далеко не всё гладко со своими разработками у университета, насколько я знаю. Так ведь, Дмитрий ;о)


  2. Комментатор: Дмитрий Беляев

    Дмитрий, давно известно такое понятие как аутсорсинг ;о) и, наверное, не глупые люди его придумали, м? ;о)

    Если Вы таким образом решили меня “обидеть”, то попытка засчитана. Результат – неудача. :)


    ;о), посмотрите на год статьи. Я ведь не зря его указываю в размещаемых архивных материалах.

    С 2006-го года многое изменилось. Да и сейчас ситуация (в широком смысле) в университете совершенно другая. Как-нибудь соберусь (может быть, летом) и подготовлю статью о текущей ситуации в части информатизации университета. Она, безусловно, будет другой, нежели описано в статье.

    К слову, далеко не всё гладко со своими разработками у университета, насколько я знаю.

    Некоторые “свои” разработки, созданные еще в 90-е годы прошлого века, до сих пор работают. Это уже говорит об их качестве.

    Например, это – известный (в т.ч. и Вам) “Контингент” (разработчик – известный республиканский программист И.Д. Чарков), а также одна из программ, внедренных еще в 1997 году, которая до сих пор работает в бухгалтерии:

    АСУ “Стипендия” (студенты) – подсистема АСУ “Стипендия” по расчету стипендии студентам.

    А проблемы, естественно, есть. Но они сейчас решаются, в т.ч. и с привлечением ресурсов Факультета ИСиТ.

    Насчет тиражных продуктов – согласен. Но они могут быть хороши (эффективны) не на всех звеньях и участках деятельности предприятия. Тиражное ПО мы тоже внедряли. Например:

    АСУ “Материалы” – система по аналитическому учету товарно-материальных ценностей (основные средства, материалы и др.).

    внедрялась в 2005 году на базе типовой 1С Бухгалтерии 7.7 (для бюджетных учреждений).


  3. Комментатор: ;o)

    Да, год статьи действительно проглядел ;о) Хорошо, что есть позитивные сдвиги :о)
    Мораль то моя в чём была — тандем преподаватель + студент не лучший вариант создания эффективного программного продукта ;о) И силы только университета в данном случае весьма невелики ;о) И посему статью на самом деле лучше переписать с изменением акцентов, имхо ;о)


  4. Комментатор: Дмитрий Беляев

    Тандем преподаватель + студент не лучший вариант создания эффективного программного продукта

    Во-первых, если преподаватель – сам бывший программист/айтишник/внедренец, то почему бы и нет?

    Во-вторых, когда студенты проходят практику (за пределами вуза), мы постоянно сталкиваемся с проблемами (не везде, но в большинстве случаев), что заказчик не может не то, чтобы формальное техническое задание подготовить, но и словесно внятно сформулировать, что вообще требуется. И вот тут опыт наших преподавателей (не всех, конечно; есть и чистые теоретики) как нельзя кстати.

    В-третьих, времена меняются, и в настоящее время действительно создавать свои продукты (т.е. изобратать велосипед) не эффективно. С этим согласен. В то же время в вузе есть такие бизнес-процессы, что эффективных типовых решений нет или, если они есть, то их надо долго и муторно “обрабатывать напильником”. Пример? Составление расписания. Каких только программ в разное время мы не пытались рассматривать на предмет применения в СыктГУ – ни одна не устраивает по разным причинам. Чтобы учесть все аналитические потребности и взаимосвязи в СыктГУ в этом бизнес-процессе, легче свою написать.

    И силы только университета в данном случае весьма невелики

    Также можно еще отметить, что мы за последний год рассмотрели массу примеров комплексных интегрированных решений автоматизации деятельности вуза. И некоторые из них нас очень заинтересовали по функционалу и прочим техническим аспектам. Но есть еще один фактор – цена. По одной из систем (которая наиболее нас устравивала) нам выдали первоначальную стоимость ~1 млн. рублей + затраты на внедрение/обучение etc.

    В СыктГУ пока нет целенаправленного бюджета на ИТ. Да, мы тратим деньги на информатизацию (причем немалые). Но – на информатизацию, прежде всего, учебного процесса – закупаем лицензионное ПО в классы, оборудование, серверы, принтеры. На приобретение и последующее обслуживание КИАСУ у нас нет пока денег в нужном объеме. Тем более, с этого года существенно урезали бюджетное финансирование по всем статьям расходов, в т.ч. и по статье, по которой мы приобретали программы и технику. Но, с другой стороны, необходимость автоматизации тех или иных процессов у университета есть. Что делать? Вот и остается прибегать к упомянутой Вами связке “преподаватель + студент”…

    И посему статью на самом деле лучше переписать с изменением акцентов, имхо ;о)

    см.:

    Как-нибудь соберусь (может быть, летом) и подготовлю статью о текущей ситуации в части информатизации университета. Она, безусловно, будет другой, нежели описано в статье.

    P.S. ;o), спасибо за интерес к теме.

Оставить комментарий

:wink: :-| :-x :twisted: :) 8-O :( :roll: :-P :oops: :-o :mrgreen: :lol: :idea: :-D :evil: :cry: 8) :arrow: :-? :?: :!:

ВНИМАНИЕ! Все комментарии, содержащие явные оскорбления (в адрес автора статьи или собеседника-комментатора), спам и очевидную рекламу сторонних ресурсов, будут удалены. Также не рекомендуется злоупотреблять матом (такие сообщения будут отмодерированы или удалены).


Другие материалы: