(продолжение; начало см. здесь: Часть 1 ^[1])

Материал подготовлен в 2006 году.

(свободное эссе с элементами публицистики и фрагментами технической информации)

…Конкретным результатом проделанной работы явилось функционирование в бухгалтерии СыктГУ к середине 1999 г. семи автоматизированных информационных систем управления (часть из них авторские, т.е. полностью разработаны силами сотрудников самого СыктГУ):

1. АСУ “Бухгалтерия” – система автоматизации учета общей (центральной) синтетической бухгалтерии.
2. АСУ “Материалы” – система по аналитическому учету товарно-материальных ценностей (основные средства, материалы и др.).
3. АСУ “Зарплата” (штатное расписание) – подсистема АСУ “Зарплата” по расчету заработной платы штатным сотрудникам университета.
4. АСУ “Зарплата” (почасовая, внештатная) – подсистема АСУ “Зарплата” по расчету почасовой и внештатной заработной платы (по договорам подряда; позднее – по договорам возмездного оказания услуг).
5. АСУ “Стипендия” (студенты) – подсистема АСУ “Стипендия” по расчету стипендии студентам.
6. АСУ “Стипендия” (аспиранты) – подсистема АСУ “Стипендия” по расчету стипендии аспирантам.
7. АСУ “Квартплата” – система по расчету квартирной платы сотрудникам, проживающим в ведомственных общежитиях университета.

Указанные системы обладали многими достоинствами, например, стабильность работы, удобство их использования (понятный рядовому пользователю интерфейс), соответствие действующему законодательству, возможность модернизации и др.

Но вместе с тем они имели и недостатки (как концептуально-технологические, так и программные).

Важно отметить, что эти недостатки были вполне прогнозируемы в начале разработки таких систем в СыктГУ и являлись скорее недостатками второго эволюционного этапа, нежели самих систем. Перечислим некоторые из них:

• Концептуальный недостаток: отсутствие интеграции информационных систем (и, следовательно, информационных ресурсов) внутри бухгалтерских и экономических служб между собой, а также с информационными ресурсами остальных подразделений вуза.
• Технологический (программный) недостаток: созданные автоматизированные информационные системы разрабатывались преимущественно для работы в операционной среде MS DOS. Выбор этой операционной системы был обусловлен отсутствием приемлемых альтернатив – не было другой подходящей операционной системы и языкового программного обеспечения. Немаловажную роль в выборе операционной системы и инструментальных программных средств сыграли и аппаратные ресурсы (компьютеры и сетевое оборудование), которые были достаточны для DOS-программ и мощностей которых не хватало для Windows-приложений.

Необходимо отметить важную особенность автоматизации на данном этапе: если часть подразделений и отделов (в основном, как указывалось выше, бухгалтерия) была автоматизирована на достаточно высоком уровне, то многие другие подразделения – на относительно низком уровне или не автоматизированы вовсе.

На этом этапе также отсутствовали единые универсальные для всех подразделений стандарты, технологические платформы, средства разработки, базы данных, аппаратное обеспечение и т.д. Более того, и внутри одного подразделения (бухгалтерии, структурно состоящей из несколько отделов) встречались совершенно разные интерфейсные решения, разные структуры соответствующих баз данных, разные подходы к их проектированию.

Как вывод, сообщим, что на данном этапе имела место быть ситуация регулируемого неравномерного информационного сепаратизма, характеризующегося отсутствием в СыктГУ какой-либо интеграции (методологической, технологической, технической, программной) информационных потоков между разными подразделениями.

Начиная с 2001 г. в университете начали появляться позитивные тенденции в области построения комплексных интегрированных информационных систем управления. Были предприняты первые попытки:

• разработать единые для всех подразделений и отделов стандарты автоматизации;
• унифицировать структуры информационных баз данных;
• “подтянуть” аппаратное обеспечение всех подразделений до одного уровня;
• обучить слабо владеющий информационными технологиями персонал.

Необходимо отметить, что руководство СыктГУ в настоящее время осознает необходимость выработки единых стандартов автоматизации, подборов соответствующих квалифицированных кадров, но полностью “барьер” осознания необходимости скорейшего перехода от “лоскутной” автоматизации к комплексным интегрированным информационным системам пока еще не преодолен.

В частности, только сейчас процесс построения комплексной интегрированной системы управления в СыктГУ начинает свое бурное развитие. Оно заключается в наличии в университете уже действующих элементов (сегментов) будущей комплексной интегрированной информационной системы, автоматизирующей экономические процессы. В частности, такими сегментами являются:

1. Программный комплекс “ВУЗ:Стипендия 2002”.
2. Программный комплекс “ВУЗ:Зарплата 2003”.

Разработка этих комплексов осуществлялась в СыктГУ в 2001-2003 гг. своими силами (без привлечения сторонних специалистов-разработчиков и производителей программного обеспечения) с учетом опыта, накопленного за предыдущие годы.

Автор настоящей статьи является и концептуальным архитектором, и разработчиком-программистом указанных систем.

Можно выделить следующие положительные результаты разработки и внедрения указанных программных комплексов:

• Уменьшился документооборот между отделом кадров, учебным отделом и расчетным отделом бухгалтерии за счет внедрения интеграционных моделей. Большая часть информации между этими подразделениями СыктГУ в настоящее время передается в электронном закодированном виде автоматически. Как результат, уменьшение количества ошибок, ранее часто возникающих на этапах перемещения “бумажной” информации.
• Повысились качество, оперативность и своевременность получения любых требуемых выходных форм в нужном аналитическом разрезе. Как результат, процессы принятия решений в предметной области руководителями СыктГУ стали более обоснованными, поскольку при их подготовке они оперируют точными и своевременными данными.
• Увеличилась прозрачность процесса расчета зарплаты и стипендии. Как результат, усилена функция контроля за процессом расчета заработной платы, что делает минимальным вероятность злоупотреблений со стороны сотрудников бухгалтерии.
• Появились функции анализа и планирования, которые позволили финансово-аналитическому отделу СыктГУ эффективно планировать, анализировать и контролировать фонды заработной платы и стипендии в различных разрезах за любой период. Как результат – повышение эффективности процесса принятия решений руководством относительно распределения соответствующего фонда, а также четкое определение размеров его экономии в любой момент времени.
• Обеспечивается возможность полной настройки “с нуля” комплексов конечным пользователем в случае изменения законодательства или появления новых форм оплаты труда, доплат, видов удержаний и т.д. Увеличилась способность пользователя самостоятельно (без участия разработчика) в срок и в полном объеме формировать любые необходимые статистические, аналитические, учетные документы. То есть – слабая чувствительность к внешним изменениям, что в конечном итоге положительно сказывается на работе расчетного отдела и на процессе управления экономическими процессами в СыктГУ в целом.
• Имеется возможность работы комплексов в сетевом режиме, т.е. работы нескольких пользователей с одной и той же общей совокупностью данных, но с четким распределением обязанностей и закреплением участков ответственности (с ведением электронного протоколирования всех действий). Как результат – повышение функции контроля за качеством конечных результатов работы отдела и отдельных сотрудников (т.к. всегда известно, за какую совокупность данных ответственен и за какие функции отвечает данный сотрудник), а также улучшение функции координации деятельности подчиненных главным бухгалтером.
• Разработанные комплексы полностью соответствуют законодательству. По сравнению с ранее использующимися системами количество несоответствий и нарушений резко снизилось. К примеру, если раньше (до 01.01.2003 г.) было неверным формирование отдельной налоговой справки по каждому лицевому счету (их могло быть несколько для одного сотрудника), и это было поводом для непринятия таких справок в ФНС, то сейчас происходит формирование единой налоговой справки за календарный год по каждому сотруднику, где учтены все доходы, предоставленные льготы (вычеты) и сведения об удержанном налоге на доходы физических лиц. Как результат – уменьшение возможной базы оснований для исчисления различных штрафов и пеней.
• Дополнительное улучшение функции координации работы персонала как частное следствие единых интерфейсов, структуры данных, единой информационной базы. В условиях универсальности рабочих мест руководству проще производить перемещения персонала с одного рабочего места на другое.

Важно отметить, что после внедрения программ “ВУЗ:Стипендия 2002” и “ВУЗ:Зарплата 2003” резко повысилась и социальная эффективность.

Внедренные комплексы позволили повысить или оптимизировать следующие аспекты социальной составляющей эффективности.

Во-первых, это полное документирование комплексов и всех составляющих их подсистем. Кроме самих комплексов разработаны две объемные “Инструкции пользователя” при работе с программами, а также встроенная в сами комплексы мощная система помощи. Практически в любом месте каждой системы, на этапе выполнения любой функции, при формировании любых печатных форм пользователь может нажать клавишу F1 и получить исчерпывающую помощь.

Более того, к примеру, комплекс “ВУЗ:Зарплата 2003” предлагает в некоторых запутанных и спорных ситуациях пользователю различные варианты решения той или иной проблемы (нередко прямо в процессе расчета зарплаты, не прерывая его, т.е. в режиме реального времени). Например, в случае предоставления отпуска только что принятому сотруднику (такие ситуации встречаются по вине отдела кадров, который по ошибке отправляет в отпуск не того сотрудника – в СыктГУ много однофамильцев), программа сообщит об этом факте прямо в процессе расчета и предоставит пользователю время для проверки его правильности. И, хотя, в конечном итоге пользователь выбор делает (в контексте данного примера) сам, описанная консультационная помощь (сообщение) ему в любом случае не повредит.
Немаловажным является и прозрачность работы всех систем комплексов на всех этапах их работы. То есть пользователь в любой момент времени знает, что происходит у него на компьютере.

Во-вторых, и это является следствием “интеллектуальности” комплексов, пользователь (бухгалтер) расширяет свои знания и улучшает свою способность анализировать и принимать отдельные решения, что в конечном итоге повышает его квалификацию.

В-третьих, комплексы обладают удобным, понятным, эргономичным интерфейсом, что в конечном итоге положительно влияет на социальную эффективность.

Здесь необходимо также отметить универсальный подход к созданию интерфейсов. Разработанные комплексы имеют в своем составе несколько подсистем, а также могут работать в распределенном режиме (т.е. у каждого пользователя свои функции и область используемых данных в рамках единой информационной базы). Количество сотрудников расчетного отдела (конечно, в случае такой необходимости по другим каким-либо причинам) может достигать десятков, и в этом случае интерфейсы будут у них всех одинаковыми с точностью до расположения управляющих кнопок и меню. Как результат – высокая адаптируемость пользователя к другому рабочему месту (другим обязанностям) в случае его перевода на выполнение других задач в рамках расчетной части бухгалтерии СыктГУ (например, с участка “стипендии” на участок “основная зарплата”) либо в другое подразделение (например, из бухгалтерии в финансово-аналитический отдел).

В-четвертых, улучшилась обратная связь с клиентами расчетного отдела – сотрудниками и студентами СыктГУ. Это одинаково касается как вопроса выдачи наглядных для восприятия расчетных листков и быстрого получения различных справок, так и вопроса перечисления заработной платы на несколько расчетных счетов в разных количествах (например, 10 % – в один банк, 20 % – в другой банк, 70 % – в кассу). В конечном итоге сотрудники обладают более полной информацией о своей заработной плате и могут лучше планировать свои личные бюджеты.

Указанные программные комплексы позволили также достичь следующих основных показателей организационной эффективности:

• Удалось резко сократить производственный цикл – цикл расчета заработной платы и стипендии без затратной (в денежном выражении) модернизации аппаратного и сетевого обеспечения. Как следствие, у сотрудников расчетного отдела появилось дополнительное рабочее время, которое они могут использовать, к примеру, для более детального изучения нормативных инструкций, что в конечном итоге повышает экономическую отдачу от выполнения своих трудовых обязанностей сотрудниками.
• Без увеличения работающего персонала удалось уменьшить по времени расчет заработной платы и стипендии в целом. Если при этом учитывать факт постоянного усложнения финансового и управленческого учета в России (об этом упоминалось выше), то экономический эффект представляется значительным.
• Интеграция информационных потоков между расчетным отделом и другими подразделениями СыктГУ позволила исключить необходимость в содержании дополнительных сотрудников.
• Удалось повысить качество подготовки отчетных данных в различные внешние органы (Пенсионный Фонд РФ, ФНС МФ РФ и др.). Как следствие – снизить объем штрафных санкций как по вероятности их появления, так и в денежном выражении. Также, за счет интеграции информационных потоков внутри комплекса (в силу замкнутости процесса расчета от ввода начальных данных до получения отчетных форм) отпала необходимость в привлечении дополнительных сотрудников на выполнение работ по подготовке отчетных данных в требуемый законодательством срок.

Сообщим, что данные разработки – “ВУЗ:Стипендия 2002” и “ВУЗ:Зарплата 2003” признаны на федеральном отраслевом уровне, о чем свидетельствуют полученные свидетельства Отраслевого фонда алгоритмов и программ Федерального агентства по образованию.

Отметим, что немногие вузы в России имеют подобные авторские информационные системы управления, полностью соответствующие законодательству и особенностям аналитического учета высших учебных заведений.

Система АСУ “ВУЗ:Стипендия 2002″ функционирует в СыктГУ и в настоящее время (прим. – в т.ч. и по состоянию на 2010 год).

Позже, в 2005 г. автором настоящей статьи также были автоматизированы участки учета основных средств и материальных запасов – было успешно внедрено типовое решение “1C:Бухгалтерия 7.7 для бюджетных учреждений”, которое позволило материальному отделу бухгалтерии СыктГУ более эффективно осуществлять учет и анализ состояния товарно-материальных ценностей.

В заключение хотелось бы отметить, что время не стоит на месте, и, конечно, уже сегодня необходимо думать о дальнейшем развитии программных и аппаратных составляющих отдельных сегментов автоматизированной системы управления СыктГУ.

В условиях почти постоянно меняющегося законодательства, а также общего увеличения количества управленческих задач, решаемых в СыктГУ, крайне важно постоянно помнить о необходимом развитии информационных технологий, в том числе и в отдельно взятых подразделениях – например, в бухгалтерии.

Уверен, у СыктГУ достаточно практического опыта, чтобы самостоятельно разрабатывать новые информационно-технологические решения в области автоматизации экономических процессов.

В университете имеется мощный потенциал в виде сотрудников с бесценным опытом в этом направлении, который должен быть востребован, а также в виде студентов – людей, имеющих время и готовых за минимальную плату осуществлять задачи автоматизации, тем самым, нарабатывая бесценный опыт (примеры уже есть – весной 2006 г. в рамках разработки курсового проекта одним из студентов Факультета информационных систем и технологий ^[2] разработана программа расчета себестоимости издательско-полиграфической продукции с учетом вузовских особенностей).

В университете есть почти все, чтобы остаться передовым вузом в области автоматизации, а также сохранить информационную независимость.

Осталось только проявить мудрость и не пустить процессы автоматизации управленческих подразделений на самотек (например, предоставив самим подразделениям решать, в каких программах им работать), порождая тем самым уже неуправляемый информационный сепаратизм.

Если подобное допустить, СыктГУ может быстро превратиться в “дойную корову” для различных сторонних фирм, которые всегда готовы “подсадить на крючок” такую крупную организацию как университет и при этом “не гарантировать полное соответствие требуемым задачам, т.к. программное обеспечение поставляется “как есть”.

(С) 2006, Д.А.Беляев ^[3]

Частичное или полное использование материала возможно только с разрешения автора

---

См. также:

• Особенности управления экономическими процессами в вузе. Часть 1 ^[4]
• Особенности управления экономическими процессами в вузе. Часть 2 ^[5]
• Особенности управления экономическими процессами в вузе. Часть 3 ^[6]
• Об автоматизации экономических и управленческих процессов СыктГУ. Часть 1 ^[1]

4 Comments на "Об автоматизации экономических и управленческих процессов СыктГУ. Часть 2"

#1 Комментарий от ;о) дата: 14 мая 2010 @ 16:01

#2 Комментарий от Дмитрий Беляев дата: 14 мая 2010 @ 18:05

#3 Комментарий от ;o) дата: 17 мая 2010 @ 1:02

#4 Комментарий от Дмитрий Беляев дата: 17 мая 2010 @ 7:36

---