Мемуары о будущем

Дмитрий Беляев

Об оценке эффективности информационных систем управления: преамбула

Опубликовано: 27 апреля 2010 года






Проблема оценки эффективности информационных технологий и систем активно обсуждается в литературе.

По мнению ведущих специалистов в этой области это определяется следующими тенденциями:

  • годовые затраты на информационные технологии выросли за последние несколько лет втрое;
  • непродуктивные затраты за тот же период увеличились в шесть раз;
  • для 55 % американских фирм бюджет на компьютерные технологии превышает полученную прибыль.

Вместе с тем отдача от внедрения информационных технологий очевидна. Это:

  • снижение транспортно-заготовительных расходов;
  • сокращение производственного цикла по заказным изделиям;
  • снижение задержек с отгрузкой готовой продукции;
  • уменьшение страховых запасов (уровня неснижаемых остатков на складах);
  • снижение производственного брака;
  • уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат;
  • сокращение производственного цикла по базовым изделиям;
  • уменьшение складских площадей;
  • увеличение оборачиваемости средств в расчетах;
  • увеличение оборачиваемости товарно-материальных запасов;
  • увеличение количества поставок “точно в срок”.

Показатели эффективности информационных систем управления для каждого предприятия нельзя разрабатывать без оценки потенциальной эффективности как комплексной информационной системы управления (КИС), так и отдельных информационных систем как составляющих КИС.

Фактическая эффективность информационных систем, конечно, будет отличаться от предварительной (оценочной), и, вполне возможно, по ряду показателей эффективность не будет заметна вовсе.

Автоматизация управленческого процесса должна либо уменьшать размер издержек на управление, либо изменять некие качественные характеристики управленческого процесса, влияющие на величину экономической, социальной и организационной эффективности предприятия.

При этом общая характеристика системы управления может определяться следующим набором параметров:

  • среднее время выработки решения (быстрота реакции);
  • частота ошибочных решений (вероятность принятия неправильного решения);
  • средние затраты на выработку решения;
  • ущерб от необоснованных решений за определенный период;
  • скорость обнаружения ошибок в принимаемых решениях.

Существует множество подходов к этому вопросу.

Например, классический подход к оценке эффективности рассматривает общую эффективность с позиций трех основных ее составляющих: организационной, социальной и экономической эффективности.

Организационная эффективность определяется тем, как информационная система управления способствует достижению целей организации и адаптации последней к требованиям внешней и внутренней среды, а также к их изменениям.

Социальная эффективность реализуется в виде исполнения ожиданий, потребностей и интересов сотрудников, а также клиентов и партнеров организации. Сюда относятся, например, хорошая оплата труда, приятные условия работы и возможности для развития личности; отсутствие очередей при обслуживании и т.д..

Экономическая (финансовая, бюджетная) эффективность определяется соотношением затрат и результатов в стоимостном выражении. Ключевыми факторами экономической эффективности являются:

  • минимизация упущенного дохода или формирование новых источников дохода;
  • снижение текущих производственных (эксплуатационных) затрат;
  • снижение административно-управленческих затрат;
  • минимизация налоговых и других обязательных выплат;
  • снижение потребности в капитальных затратах;
  • увеличение оборачиваемости текущих активов.

Важно понимать, что информационные технологии сами по себе не улучшают положение организации на рынке, не сокращают материалоемкость конечной продукции, не повышают конкурентоспособность организации на рынке и т.д., а вооружают управленческий персонал новыми средствами и технологиями.

При этом эффективность их использования напрямую зависит от того, насколько хорошо налажен мост от возможностей информационных технологий к бизнес-возможностям конкретной организации.

Данное обстоятельство создает сложность в определении эффектов от внедрения информационных технологий. И оно же часто склоняет многих экспертов изменить ракурс оценки о целесообразности ИТ-инвестиций.

Например, Денис Ганстер (Dennis Ganster), председатель совета директоров и Президент Comshare Inc. полагает, что для осознания эффективности инвестиций в информационные технологии необходимо рассматривать шесть “бонусов” повышения эффективности организации:

  • Повышение “интеллектуальности” бизнеса (оперативное наличие больших объемов релевантной информации позволяет управленцу принять перспективное, упреждающее решение).
  • Оптимизация планирования (своевременный доступ всех заинтересованных пользователей к важной информации, находящейся в одной централизованной БД).
  • Усовершенствование процессов принятия решений. Решения становятся более обоснованными, поскольку они подкреплены достоверной и оперативной информацией. Кроме того, экономится время, уходившее ранее на анализ второстепенных деталей, а специалисты, принимающие решения, теперь не тонут в море ненужных фактов.
  • Повышение рыночной привлекательности компании (т.н. “бонус Wall Street”) – рынок благосклонен к тем компаниям, которые демонстрируют внимание к деталям своей деятельности, и, более того, их полноценный анализ.
  • Расширение информационной компетентности – чем большее количество сотрудников имеет доступ к корпоративным данным, тем “умнее” и мобильнее становится организация в целом.
  • Создание единой среды сотрудничества. Организация приобретает мощный заряд развития, ведь каждый из ее членов работает на достижение прозрачных, понятных и, главное, общих целей.

Все это качественные эффекты от вложений в информационные технологии. Данные “бонусы”, хотя и отражают бизнес-выгоды компании, но в то же время не позволяют сравнить с другими вариантами инвестирования.

Задача обоснования ИТ-инвестиций становится тем острее, чем сильнее дифференцируются функции выделения и распоряжения средств на ИТ-бюджет.

Разрабатывает и представляет ИТ-бюджет, как правило, отдел информационных технологий предприятия, финансовые службы согласовывают его с остальными параметрами бюджета, а утверждает бюджет собственник бизнеса или учредитель организации (а он может быть весьма далек от понимания области информационных технологий).

Вот почему обоснование ИТ-затрат как инвестиционных затрат, целесообразных и выгодных для конкретной компании, становится все более и более актуальным.

Классические методы оценки эффективности инвестиционных проектов предполагают необходимость оценки доходной и затратной части проектов с последующей их интеграцией при расчете обобщенного денежного потока проекта. При этом оценка затратной части не представляет существенной сложности. Более проблематичным является оценка результатов, эффектов от реализации ИТ-проекта, т.е. оценка доходной части.

Для полноценной, качественной оценки результата, следует сделать упор на то, ради чего осуществляется внедрение ИТ-проекта.

Ценность информационных активов компании определяется не возможностью хранить и извлекать данные, а способностью динамически устанавливать соответствие информации специфическим процессам и беспрецедентным ситуациям. Корпорации оценивают свои информационные активы по их способности переводить информацию на новый уровень, позволяющий компаниям реагировать на требования рынка более эффективно“, – отмечает Карл Фраппаоло.

Поэтому оценивать эффективность внедрения ИТ-системы без оценки эффективности изменения работы предприятия невозможно. Значит, детальная количественная оценка эффектов возможна при точном определении цели внедрения ИТ.

На практике данное утверждение упирается в следующую проблему.

На уровне высшего менеджмента организации тот или иной ИТ-проект осуществляется ради проведения определенной стратегической линии – элемента бизнес-стратегии.

Например, для некоторой компании одной из основных стратегических линий является снижение затрат. Без добротного производственного (управленческого) учета и системы бюджетирования эту задачу не решить. Значит, компания будет заинтересована в развитии комплексной интегрированной системы производственного учета. Предполагается, что быстрая систематизация данных о планируемых и фактических затратах позволит более эффективно регулировать процесс затратообразования, что в конечном счете позволит снизить затраты, к примеру, на 4-7%. Это уже можно считать целью высокого уровня.

На более низких уровнях управления – функциональных департаментов и служб – внедрение информационных технологий производится не из стремления получить неопределенно-глобальный результат, а из локальных задач, связанных с заменой тех или иных участков учета или управления.

Например, в одном случае такие изменения должны произойти в оформлении заявок, во втором – в системе анализа результатов деятельности, в третьем – в системе обработки бухгалтерских данных. Естественно, что на этих уровнях и проектировщики и лица, применяющие информационные технологии, “забывают” или абстрагируются от высокой глобальной цели. Для них информационные технологии, рационализируя управленческие бизнес-процессы, позволяют получать такие качественные улучшения, как сокращение дублирующих функций, повышение оперативности, увеличение оперативности расчетов, увеличение возможностей по оптимизации решений за счет многовариантных расчетов и др.

Значит, для них цели должны быть сформулированы иным образом, более близким к решаемым ими задачам. А чтобы эти задачи не противоречили общей глобальной цели, целеполагание должно быть выполнено сверху донизу и органичным образом интегрировано в процесс проектирования информационной системы.

Это фактически означает необходимость структуризации конечных финансово-экономических целевых показателей до уровня ИТ-процедур…

(С) 2003, Д.А. Беляев

(продолжение см. здесь)


См. также:

0


1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (4 голосов, средний: 4.25 из 5)
Loading ... Loading ...
Google Bookmarks Digg Reddit del.icio.us Ma.gnolia Technorati Slashdot Yahoo My Web News2.ru БобрДобр.ru RUmarkz Ваау! Memori.ru rucity.com МоёМесто.ru Mister Wong





Записи с теми же метками:

Оставить комментарий

:wink: :-| :-x :twisted: :) 8-O :( :roll: :-P :oops: :-o :mrgreen: :lol: :idea: :-D :evil: :cry: 8) :arrow: :-? :?: :!:

ВНИМАНИЕ! Все комментарии, содержащие явные оскорбления (в адрес автора статьи или собеседника-комментатора), спам и очевидную рекламу сторонних ресурсов, будут удалены. Также не рекомендуется злоупотреблять матом (такие сообщения будут отмодерированы или удалены).


Другие материалы: