О некоторых вопросах внедрения ГИС «Электронное образование» в образовательную деятельность ГПОУ «СГПК им. И.А. Куратова»

Опубликовано: 25 февраля 2017 года

Рубрика: Информатизация и информационное общество, Информационные технологии, Информационный менеджмент, Колледж, Коми, Лекции, Министерство образования, Научно-образовательная сфера, Общество, Управление проектами

Распечатать

Реалии современной жизни предъявляют высокие требования к сфере образования, которые касаются не только содержания образовательных программ, но и процесса их реализации. Эффективное управление процессом реализации образовательных программ в настоящее время невозможно без использования информационных технологий.

В июне 2015 года постановлением Правительства Республики Коми № 241 «О государственной информационной системе Республики Коми «Электронное образование»» была поставлена задача создания в Республике Коми единой федеральной межведомственной системы учета контингента обучающихся по основным образовательным программам, по программам подготовки квалифицированных рабочих и служащих, программам подготовки специалистов среднего звена и дополнительным общеобразовательным программам.

Совместным приказом Министерства образования Республики Коми и Комитета информатизации и связи Республики Коми от 03.07.2015 № 559/118-од был разработан план мероприятий по внедрению государственной информационной системы Республики Коми «Электронное образование».

С целью создания электронной системы учета контингента обучающихся в образовательных учреждениях различного типа, в том числе образовательных организаций среднего профессионального образования, Государственное профессиональное образовательное учреждение «Сыктывкарский гуманитарно-педагогический колледж имени И.А. Куратова» приказами Министерства образования Республики Коми было определено в качестве экспериментальной площадки по внедрению Государственной информационной системы «Электронное образование» (ГИС ЭО).

Для реализации проекта в колледже были выделены 6 рабочих мест, которые оборудовали программным комплексом ViPNet, Secret Net для защиты информации, вносимой в базу ГИС ЭО.

Руководством колледжа было принято решение о поэтапном внедрении ГИС ЭО. Данное решение нашло воплощение в локальных актах колледжа: «О внедрении в управление учебной деятельностью ГПОУ «СГПК» ГИС ЭО» и «О назначении ответственных за внедрение модуля профессиональных образовательных организаций ГИС ЭО».

Приказами были поставлены ряд задач: разработка плана внедрения ГИС ЭО, разработка локальных нормативных актов, внесение изменений в имеющиеся локальные акты и организация процесса внедрения ГИС ЭО.

Кроме этого, приказами были назначены координатор, его обязанности были возложены на заместителя директора по учебной работе, администратор и администратор информационной безопасности, функции которых исполнял заведующий отделом по информационно-техническому развитию и защите информации, и ответственные лица за внесение данных в ГИС ЭО, ими были назначены секретарь и диспетчер Учебной части.

Был утвержден план внедрения в колледже Государственной информационной системы «Электронное образование». В соответствии с планом, процесс внедрения ГИС ЭО был определен в два этапа. На первом этапе произошла апробация данной информационной системы на уровне одного из малочисленных отделений — отделения Туризма (март-июнь 2015 года). На втором этапе ГИС ЭО внедрена в опытно-промышленную эксплуатацию на всех отделениях колледжа (с сентября 2015 года).

Процесс внедрения ГИС ЭО на первоначальном этапе проходил в тесном взаимодействии с разработчиками системы компанией «ИРТех» г. Самара. Сотрудники колледжа, непосредственно занимающиеся наполнением базы, при возникновении каких-либо трудностей, связанных как с техническими вопросами, так и с порядком внесения, удаления, замены данных, в рабочем порядке имели возможность связываться с представителями «ИРТеха» и оперативно решать возникающие проблемы.

Кроме того, представители «ИРТеха» дорабатывали систему в соответствии с требованиями и пожеланиями колледжа, максимально адаптируя ее к условиям учебного процесса профессиональных образовательных организаций.

На первом этапе внедрения ГИС ЭО ответственными лицами за внесение данных были организованы и проведены обучающие семинары для сотрудников колледжа (заведующих отделениями, председателей предметно-цикловых комиссий, учебно-вспомогательного персонала, преподавателей).

Администратором был сформирован список лиц, которым будут выданы логины и пароли, а затем организована выдача логинов и паролей сотрудникам. Координатором совместно с ответственными лицами за внесение данных был сформирован перечень необходимой информации для заполнения базы данных.

Основные документы, необходимые для функционирования системы, — учебные планы, наименования дисциплин, практик, рабочих программ, календарно-тематические планы, список групп, студентов, преподавателей, задействованных в учебном процессе, график учебного процесса, расписание звонков. Затем ответственными лицами за внесение данных была проведена одна из трудоемких по времени и требующая максимальной концентрации внимания работ — заполнение первичной базы данных, то есть перенесение основной документации, регулирующей учебный процесс, с бумажных носителей в ГИС ЭО.

После того, когда основная база данных была сформирована, началось ее наполнение результатами успеваемости за учебный период.

После проверки корректности заполнения всей информации, которая была проведена координатором проекта, удалось построить автоматическую генерацию отчетов об успеваемости и посещаемости студентов по отделению, а также выполнению учебного плана.

Конечным результатом данного этапа явились разработанные координатором совместно с ответственными лицами за внесение данных основные документы, позволяющие регламентировать процесс управления использования ГИС ЭО: проекты инструкций, памяток для лиц, которые будут осуществлять использование ГИС ЭО на следующем этапе, изменения в должностные инструкции пользователей ГИС ЭО, а также проект приказа «О назначении лица, ответственного за организацию ведения электронных журналов».

Первый этап опытной эксплуатации ГИС ЭО на одном отделении позволил определить основной порядок ввода информации, что является одним из важнейших условий использования системы, определяющим дальнейшую работу и эффективность ее использования. Ввод информации в ГИС ЭО предусматривает осуществление следующих последовательных шагов:

1. Редактирование информации об образовательной организации и определение основных параметров образовательной организации.
2. Создание прав доступа и списка должностей.
3. Создание списка сотрудников.
4. Создание учебных календарей.
5. Создание списка учебных дисциплин, преподаваемых в образовательной организации.
6. Создание образовательных программ.
7. Создание групп обучения и отделений.
8. Создание списка студентов.
9. Создание рабочих программ дисциплин.
10. Определение списка дисциплин и подгрупп для каждой группы обучения.
11. Создание расписания звонков.
12. Создание расписания обучения.
13. Создание расписания сессии.

Вместе с тем при внедрении ГИС ЭО на первом этапе были выявлены ряд проблем:

1. Высокие системные требования для нормальной работы программы VipNet.
2. Трудности, связанные с порядком заполнения базы данных ГИС ЭО.
3. Несоответствие параметров информационной системы реалиям учебного процесса в организациях среднего профессионального образования.
4. Дополнительные материальные затраты, связанные с созданием «электронных учительских».
5. Сопротивление «новому» со стороны преподавателей и сотрудников.

С 2015-2016 учебного года началось внедрение ГИС ЭО «в промышленную эксплуатацию» на остальных структурных подразделениях колледжа. Сотрудниками Учебной части, ответственными за внесение данных на первом этапе, были внесены основные документы по всем отделениям, а также внесены данные по группам, студентам и преподавателям.

Администратором системы были выданы логины и пароли всем преподавателям-предметникам, которые позволили им входить в систему с любого компьютера и вносить, а также корректировать содержание календарно-тематических планов, информацию об успеваемости обучающихся по своим предметам. В конце учебного года преподавателями были занесены итоговые результаты, а также результаты промежуточной аттестации. Таким образом, преподаватели-предметники учились параллельно с заполнением бумажного журнала вести и электронный журнал в ГИС ЭО. Координатором проекта систематически контролировался процесс заполнения информационной системы.

Несмотря на трудности и проблемы, возникшие на первом и продолжающиеся на втором этапе внедрения ГИС ЭО в ГПОУ «СГПК», тем не менее, в 2016-2017 учебном году администрацией колледжа принято решение продолжить внедрение данной системы в процесс организации и управления учебным процессом. Кроме того, планируется доработка модуля «Абитуриент», которая не только упростит работу технических секретарей Приемной комиссии, но и позволит экспортировать данные зачисленных абитуриентов в ГИС ЭО. Планируется также выдача логинов и паролей родителям (законным представителям) несовершеннолетних студентов для осуществления контроля успеваемости и посещаемости.

Использование ГИС ЭО предоставляет большие возможности оперативного учета контингента обучающихся, посещений занятий студентами, контроля выполнения учебных программ преподавателями, а также качества обучения. Информационная система позволяет формировать разнообразные отчеты по контингенту, рассматривая не только количественные, но и качественные показатели обучения, что делает возможным использование данных отчетов для контроля и управления учебным процессом в образовательных организациях, реализующих программы подготовки специалистов среднего звена.

—

Автор статьи:

Евгения Александровна Васильева, заместитель директора по учебной работе Сыктывкарского гуманитарно-педагогического колледжа им. И.А. Куратова.

Статья опубликована в сборнике материалов «Инновационная деятельность Сыктывкарского гуманитарно-педагогического колледжа им. И.А. Куратова» в 2016 году. Информация в статье актуальна и представлена по состоянию на август 2016 года.

См. также: